Com os Responsáveis, agora você pode indicar exatamente quem deve executar um Chamado ou uma Ocorrência, sem precisar reservar um horário no Planejador. Os Responsáveis convivem com as “Pessoas associadas”, que acompanham e monitoram o trabalho. Neste artigo, você vai descobrir o que são os Responsáveis, como eles beneficiam sua equipe e como configurá-los.
ÍNDICE
- 1. O que são os Responsáveis?
- 2. Responsáveis vs. Pessoas associadas
- 3. Benefícios para sua equipe
- 4. Quem pode gerenciar os Responsáveis
- 5. Responsáveis nas Ocorrências
- 6. Responsáveis nos Chamados
- 7. O que os técnicos veem no app
- 8. Responsáveis, Calendário ou Planejador: qual devo usar?
- 9. Perguntas frequentes
1. O que são os Responsáveis?
Os Responsáveis são os usuários que devem executar um trabalho, seja um Chamado (corretivo) ou uma Ocorrência (preventiva).
a. Você pode adicionar um ou mais Responsáveis a cada Chamado ou Ocorrência.
b. Adicionar vários Responsáveis não significa que todos precisam fazer o trabalho. Qualquer um deles pode executar e fechar o trabalho em nome do grupo. Por exemplo, se uma Ocorrência tiver 3 Responsáveis e um deles concluí-la, a Ocorrência é fechada.
c. Quando você adiciona um usuário como Responsável, ele recebe automaticamente acesso temporário a esse trabalho e ao respectivo edifício, mesmo que as permissões habituais dele não cubram isso. O acesso é removido quando o trabalho é fechado ou quando o usuário deixa de ser Responsável.
d. Os usuários que têm um evento no Planejador para um Chamado ou Ocorrência também aparecem como Responsáveis desse trabalho.
Observação: os Responsáveis não colocam trabalho na agenda de ninguém. Eles definem quem é responsável, não quando o trabalho acontece. Se você também precisar de uma data, adicione um agendamento ou crie um evento no Planejador para esse usuário (veja a seção 8).
2. Responsáveis vs. Pessoas associadas
Até agora, a Infraspeak usava um único conceito, as Pessoas associadas, tanto para quem fazia o trabalho quanto para quem só precisava acompanhá-lo. Os Responsáveis separam esses dois papéis.
3. Benefícios para sua equipe
Responsabilidades claras, sem o Planejador. Indique quem vai fazer um trabalho sem escolher data, hora de início e duração exatas.
Técnicos diferentes para cada Ocorrência. Atribua pessoas diferentes a diferentes Ocorrências do mesmo Trabalho planejado, em vez de um único grupo de usuários para todo o Trabalho planejado.
Execução flexível. Atribua 2 ou 3 técnicos possíveis e deixe que eles decidam quem faz. O primeiro a fechar o trabalho fecha para todos.
Empreste técnicos sem mexer nas permissões. Envie um técnico para um edifício ou cliente fora do escopo habitual dele. Ele só tem acesso enquanto o trabalho estiver aberto, então você não precisa alterar as permissões e depois desfazer a alteração.
Realocação rápida. Se um técnico ficar doente, selecione em massa todos os trabalhos dele do dia ou da semana e reatribua em poucos cliques.
Uma visão mais limpa para os técnicos. Os técnicos podem filtrar o app para ver só o trabalho que precisam executar, separado do que estão apenas acompanhando.
Menos edições acidentais. As partes interessadas que só precisam de atualizações podem continuar como Pessoas associadas, deixando claro quem é responsável pelo trabalho.
4. Quem pode gerenciar os Responsáveis
Os Responsáveis estão disponíveis em todos os planos da Infraspeak, sem nenhuma configuração extra.
a. Administradores e Gestores podem adicionar, editar e remover Responsáveis em Chamados e Ocorrências. Em um Trabalho planejado protegido, só os Administradores podem editá-los.
b. Os Técnicos não podem alterar os Responsáveis na web nem no celular. Eles podem ver os trabalhos atribuídos a eles.
c. Quem pode ser Responsável: Administradores, Gestores e Técnicos.
d. Se um usuário for excluído, ou se o tipo de conta dele mudar para um que não pode ser Responsável (por exemplo, de Técnico para Reporter), ele é removido automaticamente como Responsável de todos os trabalhos.
e. Network: tanto clientes quanto fornecedores podem definir seus próprios Responsáveis em um trabalho compartilhado. Os Responsáveis são privados e não são compartilhados com o outro lado.
Dica: se um técnico sempre trabalha no mesmo edifício ou para o mesmo cliente, dê a ele acesso permanente nas configurações de usuário. Se você só o “empresta” de vez em quando, use os Responsáveis para que o acesso seja concedido apenas enquanto o trabalho estiver aberto.
5. Responsáveis nas Ocorrências
Em uma Ocorrência, os Responsáveis são definidos no agendamento dela.
5.1 Adicionar Responsáveis a uma Ocorrência
a. Acesse Trabalhos planejados e abra a Ocorrência.
b. Clique em Editar responsáveis na barra de ferramentas superior, ou edite o agendamento na seção Calendário.
c. Procure os usuários que você quer. Use as abas Das minhas equipes ou Todos para filtrar a lista.
d. Selecione um ou mais usuários. Clique em Ver selecionados para conferir sua escolha.
e. Clique em Adicionar e depois em Guardar. Os Responsáveis agora aparecem na Ocorrência, separados de “Associado a”.
5.2 Editar Responsáveis em massa
Use esta opção para reatribuir muitos trabalhos de uma vez, por exemplo, quando um técnico está doente.
a. Acesse a lista de Ocorrências e selecione as que você quer alterar.
b. Clique em Editar na barra de ações superior e escolha Responsáveis.
c. Selecione os novos Responsáveis.
d. Escolha o que acontece com os Responsáveis atuais:
Remover anteriores (se houver) e adicionar novos: substitui os Responsáveis atuais.
Manter anteriores e adicionar novos: soma os novos usuários aos atuais.
e. Clique em Aplicar. Se precisar, você pode editar as datas de agendamento das Ocorrências selecionadas na mesma ação.
5.3 Filtrar e ver os Responsáveis na lista
a. Na lista de Ocorrências, adicione a coluna Responsáveis para ver quem está atribuído a cada trabalho: abra as configurações de colunas no canto superior direito da lista e ative Responsáveis.
b. Passe o mouse sobre um Responsável para ver o nome, o e-mail e no que ele está trabalhando, ou clique em Abrir usuário.
c. Use o filtro Responsáveis para ver o trabalho atribuído a uma ou mais pessoas.
Toda alteração, individual ou em massa, fica registrada no histórico da Ocorrência (por exemplo, “Adicionou 2 responsáveis” ou “Removeu todos os responsáveis atuais e adicionou Ana Silva”).
6. Responsáveis nos Chamados
Em um Chamado, os Responsáveis são definidos no próprio Chamado.
6.1 Adicionar Responsáveis a um Chamado
a. Acesse Chamados e abra o Chamado.
b. Role até a seção Pessoas e encontre a subseção Responsáveis. Você também pode clicar nos avatares dos Responsáveis no topo do Chamado para ir direto até lá.
c. Adicione usuários pelas abas Das minhas equipes ou Todos.
d. Para remover alguém, tire a pessoa da lista. Um Chamado também pode ficar sem Responsáveis.
e. Os Responsáveis, incluindo os usuários com um evento no Planejador para este Chamado, aparecem no topo do Chamado, para você vê-los sem rolar a tela.
6.2 Como os agendamentos de um Chamado herdam os Responsáveis
Quando você agenda um Chamado como chamado, o agendamento usa automaticamente os Responsáveis do Chamado. Se você alterar os Responsáveis do Chamado depois, todos os agendamentos dele também são atualizados.
Quando você agenda um Chamado como novo trabalho planejado, essa Ocorrência tem seus próprios Responsáveis. Defina-os dentro da Ocorrência (veja a seção 5).
Os eventos do Planejador mantêm o próprio Responsável: o técnico para quem você arrastou o trabalho.
6.3 Editar Responsáveis em massa
a. Acesse a lista de Chamados e selecione um ou mais Chamados.
b. Clique em Editar na barra de ações superior e escolha Responsáveis.
c. Um Chamado selecionado: a janela abre com os Responsáveis atuais. Adicione ou remova usuários e salve.
d. Vários Chamados selecionados:
Selecione os novos Responsáveis e clique em Próximo.
Escolha remover os Responsáveis anteriores e adicionar os novos, ou manter os anteriores e adicionar os novos.
Confirme. Se algum Chamado não puder ser atualizado, ele aparece em um resumo.
Observação: as edições em massa só alteram os Responsáveis definidos no Chamado. Elas nunca alteram os Responsáveis dos eventos do Planejador e nunca excluem agendamentos nem eventos do Planejador.
Você também pode editar em massa os agendamentos dos Chamados pelo mesmo menu Editar, escolhendo Agendamento.
7. O que os técnicos veem no app
a. No app, abra Filtrar e ordenar, marque Atribuídos a mim e toque em Aplicar.
b. Assim aparecem só os Chamados e Ocorrências em que o técnico é Responsável ou tem um evento no Planejador: o trabalho que ele precisa executar.
c. Para ver o trabalho que está só acompanhando, marque Associados a mim.
d. Quando são atribuídos a um trabalho fora das permissões habituais, os técnicos podem abri-lo e ver o edifício enquanto o trabalho estiver aberto. Eles perdem o acesso ao edifício quando o trabalho é fechado e recuperam se o trabalho for reaberto.
8. Responsáveis, Calendário ou Planejador: qual devo usar?
Uma regra simples: planejamento geral → Calendário; planejamento detalhado → Planejador.
Se você já usa o Planejador, nada muda no seu jeito de trabalhar. Uma diferença para ter em mente: com eventos no Planejador, cada técnico com um evento precisa concluí-lo. Com os Responsáveis, basta um.
9. Perguntas frequentes
Se eu atribuir alguém a um Chamado, ele aparece na agenda dessa pessoa?
Não. Os Responsáveis definem quem é responsável, não quando. Para adicionar uma data, agende o Chamado ou a Ocorrência, individualmente ou em massa, ou adicione um evento no Planejador para um usuário específico.
Todos os Responsáveis precisam concluir o trabalho?
Não. Qualquer Responsável pode executar e fechar o trabalho pelo grupo inteiro.
As Pessoas associadas ainda podem executar o trabalho?
Sim, por enquanto elas ainda podem iniciar e executar trabalhos. Recomendamos usá-las só para quem acompanha o trabalho, e os Responsáveis para quem executa.
Um técnico pode ver outros trabalhos no edifício ao qual foi atribuído?
É possível, mas pouco provável, porque várias condições teriam que acontecer ao mesmo tempo. Ainda assim, sempre existe algum risco: enquanto o trabalho estiver aberto, ele tem acesso ao edifício, então pode ver outros trabalhos lá que correspondam às permissões dele, como as competências técnicas. Isso já acontece hoje com os eventos do Planejador.
E se uma Ocorrência ficar aberta por muito tempo?
O acesso temporário dura enquanto o trabalho estiver aberto. Para trabalhos longos, considere dar ao técnico acesso permanente a esse edifício nas configurações de usuário.
Posso definir o mesmo Responsável em todas as Ocorrências de um Trabalho planejado?
Os Responsáveis são definidos por Ocorrência. Mas com as ações em massa você consegue: selecione todas as Ocorrências desse Trabalho planejado na lista de Ocorrências e edite os Responsáveis de uma vez (seção 5.2).
Os Responsáveis vão ser notificados?
Ainda não. As notificações para Responsáveis ainda estão em desenvolvimento. Por enquanto, as notificações são enviadas às Pessoas associadas.
Tem custo adicional?
Não. Os Responsáveis estão disponíveis em todos os planos da Infraspeak.
Observação: as “Pessoas associadas” se chamavam antes “Responsáveis” na Infraspeak.