Apenas aqui - leia este artigo para aprender tudo o que você precisa saber sobre a Infraspeak Network™ - nosso ambiente de manutenção colaborativo e compartilhado.


SUMÁRIO



1. O que é a Infraspeak Network™?


Infraspeak Network™ é um espaço de trabalho compartilhado, aberto, colaborativo onde os gestores de facilties, fornecedores e prestadores de serviços podem se conectar, comunicar e trabalhar em conjunto.


A Network existe para pôr um fim ao pesadelo administrativo e logístico que é gerenciar os processos de compra e venda de materiais e serviços e os fluxos de trabalho com fornecedores.


Adicionamos funcionalidades novas às aplicações core de manutenção corretiva e preventiva que vão eliminar os e-mails, os telefonemas e o trabalho administrativo desnecessários, que só estão causando confusão na relação com os seus parceiros. Estas novas funcionalidades permitem que você tenha controle total sobre processos chave da sua operação, conseguindo cumprir com os objetivos definidos, melhorar a performance dos seus ativos e construir relações duradouras com os seus clientes e parceiros de negócio.


Tudo acontece na Infraspeak Network™. Os gestores e os fornecedores se encontram, os prestadores de serviços fecham mais negócios e, o mais importante, todos se mantêm atualizados sobre os avanços cruciais! Tudo é possível neste ambiente de trabalho Infraspeak, perfeitamente organizado e centralizado para você.




2. As principais vantagens da Infraspeak Network™

As estatísticas dizem que um gestor de facilities chega a precisar de 60h por mês para gerenciar as relações com os seus fornecedores! E considerando este número, é fácil perceber que uma das principais vantagens da Network é o tempo que permite que você poupe. Mas ela também vai ajudar a eliminar o erro humano, as conversas repetidas e o constante login e logout em diferentes aplicativos. 


Usar a Infraspeak Network™ melhora:

  1. A eficiência operacional. Toda informação que resulta da interação gestor-fornecedor é automaticamente sincronizada, o que significa que qualquer chamado ou trabalho pode ser compartilhado e finalizado em apenas alguns cliques.  

  2. A comunicação. A função de mensagens disponível in-app e os documentos e dados compartilháveis tornam muito mais fácil comunicar atualizações importantes com a sua equipe, seus parceiros e stakeholders. 


  3. A qualidade do serviço. Quando há melhora na agilidade, comunicação e transparência, é normal que você consiga entregar um serviço de alta qualidade! Temos certeza que os seus clientes e parceiros ficarão satisfeitos.


  4. As decisões relacionadas com compras. Ao ter todas as cotações centralizadas e acesso imediato a uma lista dos seus fornecedores habituais, torna-se mais fácil selecionar o melhor negócio e escolher um parceiro novo para um determinado trabalho. 


  5. As oportunidades de venda. Você conseguirá expandir a sua rede de contatos para novas oportunidades de negócio em até 40%. Além disso, ter todos os dados dos seus clientes centralizados na sua Infraspeak torna mais fácil gerenciar pedidos e dar respostas imediatas.  



3. Principais funcionalidades da Infraspeak Network™ (por perfil)


Se você é gestor de facilities ou proprietário e está contratando serviços de manutenção, será possível:

  • Encontrar novos parceiros de negócio — novos fornecedores e novos serviços
  • Compartilhar pedidos de cotação com os seus fornecedores habituais ou potenciais
  • Negociar e comunicar sem ter que pegar no telefone, através do nosso sistema de Mensagens
  • Receber Cotações de fornecedores, compará-las e selecionar a melhor com toda a confiança
  • Converter a cotação aprovada em uma compra e gerí-la em uma app específica (app Compras)
  • Integrar a Infraspeak com seu software de faturamento, contabilidade e ERPs  

 

Se você é um fornecedor ou prestador de serviço e está vendendo, será possível:

  • Encontrar novos clientes e oportunidades de negócios
  • Receber mais pedidos de cotação e aumentar a carteira de clientes
  • Negociar e comunicar sem ter que pegar no telefone, por meio do nosso sistema de Mensagens
  • Criar e enviar mais cotações a partir da Infraspeak
  • Aumentar oportunidades e volume de negócio
  • Converter cotações aprovadas pelo seu cliente em vendas e gerí-las em uma app desenvolvida para esse fim (app de Vendas)
  • Integrar a Infraspeak com software de faturamento e contabilidade

Se você é um gestor de facilities ou proprietário e procura colaboração externa, será possível:

  • Compartilhar chamados de serviços e de manutenção completos com as informações essenciais com o terceirizado, diretamente a partir da Infraspeak
  • Compartilhar trabalhos completos com parceiros, juntamente com todas as ocorrências, tarefas e medições, incluindo todas as informações essenciais.
  • Usufruir de um “ambiente” de trabalho virtual compartilhado, transparente e intuitivo
  • Acompanhar, em tempo real, o progresso do trabalho desenvolvido 
  • Se comunicar diretamente com o seu parceiro, por meio do sistema de Mensagens
  • Trabalhar a partir de um processo transparente e ágil, sincronizado automaticamente
  • Ter todas informações centralizadas na sua Infraspeak — facilitando a análise econômica, a criação de relatórios e a integração com outras soluções já utilizadas pela sua empresa

 

Se você é um fornecedor ou prestador de serviço e vai realizar um trabalho externo, será possível:

  • Receber todas as informações necessárias para a realização do serviço (pedido e trabalhos) na sua Infraspeak (seja na versão simplificada ou integral)
  • Usufruir de um “ambiente” de trabalho virtual compartilhado, transparente e intuitivo, onde o seu cliente acompanha e é parte do processo e do progresso do trabalho
  • Se comunicar diretamente com o seu cliente, por meio do sistema de Mensagens
  • Ter todas informações centralizadas na sua Infraspeak — facilitando a análise econômica, a criação de relatórios e integração com outras soluções já utilizadas na sua empresa (por exemplo, software de faturamento) 
  • Melhorar a qualidade do seu trabalho por meio de um serviço transparente, bem informado e sincronizado automaticamente, com total visibilidade para o seu cliente.



4. Os meus fornecedores precisam ser clientes da Infraspeak?

Não! Eles não precisam ser clientes. Nesse caso eles terão acesso a uma versão simplificada da Infraspeak.


Se eles quiserem desfrutar de uma experiência completa, personalizada e integrada, então será necessário uma versão avançada da Infraspeak, mas ela não é obrigatória.


A Infraspeak Network™ é acessível a todos - sem limites, sem exceções. Todo o mundo da manutenção terá acesso a uma nova forma de trabalhar, baseada na colaboração, agilidade, sincronicidade e eficiência! 



5. Realizar manutenção corretiva na Infraspeak Network™

Desde o pedido de cotação até a um chamado executado 

O maior benefício da Infraspeak Network™ é a capacidade de compartilhar chamados e trabalhos  com os seus parceiros e fornecedores a partir de um espaço de trabalho comum. É o ponto de partida para potencializar todas as vantagens enumeradas na seção anterior. 


Para ser mais fácil vamos definir um cenário e dar o exemplo de fluxos de trabalhos associados a um chamado:


Cliente: Marina Maintenance Ltd. - Empresa de gestão de facilities

Fornecedor 1: AVAC Rocky — Prestador de serviços AVAC

Fornecedor 2: Clean Air' US — Empresa de clima e qualidade do ar

Fornecedor 3: FairAirCare — Empresa de climatização


5.1 Compartilhamento de um pedido de cotação

1. É detectado um problema numa das unidades de ar condicionado de um dos edifícios da Marina Maintenance.

2. O gestor das instalações em Marina precisa encontrar rapidamente uma empresa especializada para resolver o problema antes que a situação se agrave.

3. Eles entram na Infraspeak, clicando no aplicativo Pedidos de Cotação no aplicativo Compras, e criam um novo pedido de cotação com todas as informações relevantes — isto inclui listas de materiais; serviços necessários e as respectivas quantidades de cada um que são necessárias para consertar a unidade de ar condicionado.

4. Depois de criar o pedido de cotação, o gerente está pronto para escolher os fornecedores para quais deseja enviá-lo: 

  • AVAC Rocky - fornecedor regular da Marina com quem já trabalha. Recebem o pedido de cotação na sua conta simplificada Infraspeak. 
  • Clean Air’ Us — Um novo fornecedor que encontraram na Infraspeak Network™. O gestor da Clean Air' US aceita o pedido de conexão. 
  • FairAirCare - Outro fornecedor com o qual trabalharam no passado. Recebem o pedido de cotação na sua plataforma Infraspeak.


5.2 Compartilhamento de Cotações

5. Depois que todos recebem o pedido de cotação e analisam o que precisa ser feito, AVAC Rocky e Clean Air’ Us respondem e marcam o pedido “Com interesse” e prosseguem com uma cotação. 


6. A FairAirCare não tem técnicos gratuitos e, por isso, não pode prosseguir. Eles marcam o pedido como “Sem interesse” e fornecem uma explicação rápida por escrito para a gerência de instalações na Marina. 


7. AVAC Rocky e Clean Air’ Us preparam, cada uma, uma resposta ao pedido de cotação, preenchendo os detalhes de sua cotação. 

AVAC Rocky envia algumas mensagens à Marina Maintenance explicando o que significa a linha "custos de viagem" adicionada na cotação. 


8. Ambas as cotações são compartilhadas com a gerência de instalações na Marina Maintenance. 


9. Após verificação cruzada de ambas as propostas, a gerência de instalações decide Aprovar a cotação da Clean Air’ Us. Ao clicar neste botão, a cotação de AVAC Rocky é automaticamente recusada, e o Sr. Rocky é informado de que a sua cotação foi recusada.


5.3 Compra e venda

10. A gerência de instalações converte a cotação aprovada em uma compra. A partir daqui, a sua colega Marina assume e organiza a gestão da cotação internamente a partir do sistema ERP que a sua empresa utiliza, que passa a ser integrado com a Infraspeak! 


11. Quando a Clean Air'Us vê que a sua cotação foi aprovada, converte-a numa venda. Uma fatura é enviada automaticamente à Marina Maintenance graças à integração do software de faturação com a Infraspeak.


5.4 Compartilhamento do chamado

12. Com todos os termos comerciais do trabalho de manutenção acordados, a Marina Maintenance pode agora compartilhar o chamado relativo à falha da unidade de ar condicionado. Isso inclui a localização, a prioridade, a área do chamado, o tipo e a descrição. Os ativos e tarefas relevantes são igualmente compartilhados pela Marina. 


13. A Clean Air ' US recebe o chamado, analisa todas as informações e clica em "Aprovar". Esta atualização de status reflete-se na conta Infraspeak da gerência de instalações da Marina.


14. A Clean Air 'Us executa todas as tarefas e, quando termina, clica em "Fechar" no chamado para informar a gerência de instalações da Marina de que os trabalhos de manutenção estão concluídos.


15. Depois de verificar se está tudo bem, a gerência de instalações da Marina Maintenance envia uma mensagem para a Clean Air’ Us, agradecendo-lhes pelo seu trabalho árduo e confirmando que estão satisfeitos com o trabalho. A gerência de instalações então clica em "Confirmar" para concluir o chamado.


 

6. Realizar manutenção preventiva na Infraspeak Network™

Três semanas depois, considerando a experiência positiva com o fornecedor Clean Air’ US, a equipe da Marina Maintenance S.A. decide fechar um contrato a longo prazo com a empresa para a realização da manutenção preventiva do seu sistema de AVAC. Com a Infraspeak Network™, o gerenciamento dessa operação acontece da seguinte forma: 


6.1 Compartilhamento de trabalhos

  1. Com as duas entidades conectadas, o gestor de facilities na Marina Manutenção pode ir à sua Infraspeak e criar um novo trabalho referente ao plano preventivo anual dos ativos do seu sistema de AVAC.  
    1. Tal inclui definir as  tarefas, medições e intervenções que cada ocorrência precisará.  
  2. Depois de concluído, o gestor clica no botão verde “Compartilhar” para que a Clean Air’ US tenha acesso ao trabalho e todos os detalhes relevantes, para que possam iniciar a sua execução.


6.2 Receber um trabalho compartilhado

  1. Na segunda de manhã, o gestor de manutenção da empresa Clean Air’ US está lendo os seus e-mails e se dá conta de um e-mail da Marina Manutenções S.A., via Infraspeak, com um trabalho novo compartilhado. Clica no link do e-mail e a sua Infraspeak abre diretamente no menu do trabalho em causa.

  2. Ao confirmar a negociação já havia sido realizada, o gestor clica em Ver detalhes e verifica que todas as ocorrências estão listadas com as datas de início, o que significa que tem visibilidade sobre todo o plano preventivo previsto para o ano em questão. Logo depois ele clica em Começar, para dar início ao trabalho. 

  3. A primeira ocorrência (mensal) está agendada para começar na quarta e o gestor informa de imediato a sua equipe para que comecem a preparar a primeira visita à Marina Manutenções S.A. 


6.3 Receber um trabalho compartilhado

  1. A ocorrência inclui 4 tarefas e 8 medições (2 medições por cada tarefa). Os técnicos da Clean Air’ US chegam à Marina Manutenção S.A. na quarta às 9h e começam o trabalho.

  2. Os técnicos atualizam a ocorrência e mudam o status das tarefas e medições associadas de modo a que os dois gestores, da Clean Air’ US e da Marina Manutenção S.A., tenham total visibilidade sobre a operação em curso. Tudo acontece em tempo real e os pequenos imprevistos que surgem durante a rotina de manutenção preventiva são resolvidos de forma imediata através do sistema de mensagens da plataforma.  

  3. Assim que o trabalho dos técnicos no local está completo, o gestor da Clean Air’ US muda o estado do trabalho de Ativo para Fechado e o gestor da Marina Manutenção S.A. é notificado. Está tudo preparado para a intervenção do próximo mês - o gerenciamento da relação Clean Air’ US e Marina Manutenção S.A. acontece de forma fácil, simples e centralizada.