Este artículo te enseñará a configurar un flujo de aprobación de compras en la App de Compras.
Index
1. Cómo configurar un flujo de aprobación de compras
1. Después de iniciar sesión en tu cuenta de Infraspeak, comprueba que su aplicación "Compras" está activada utilizando el Infraspeak Hub:
2. En los ajustes de Compras, busca la pantalla de ajustes "Flujo de aprobación":
3. Configuremos primero una regla sencilla para las compras inferiores a 100 euros. En este ejemplo, todos los miembros del comité de aprobación (en este caso, Anna) deben aprobar las compras de este valor:
4. Ahora, vamos a configurar una regla más compleja para un edificio concreto. En este caso, se acordó que para el edificio "Hotel Ana":
4.1 Cada presupuesto recibido superior a 10.000 euros debe tener tres alternativas para su comparación y
4.2 Debe haber dos pasos de aprobación: primero por cada miembro del comité de aprobación y luego por una persona del "Grupo VIP", que supervisa todas las compras importantes.
5. Algo esencial a tener en cuenta es que al solicitar un flujo de aprobación, se intentará atribuir cada regla por su orden en la lista, ¡así que asegúrate de ordenarlas correctamente!
6. También puede desactivar una regla (por ejemplo, “Superior a 10000€”) que ya no desee aplicar:
2. Cómo aprobar una respuesta de presupuesto
1. Cuando recibas el primer presupuesto, como es inferior a 100 euros, puedes proceder directamente a solicitar la aprobación.
2. Las personas asignadas recibirán un recordatorio por correo electrónico cuando se solicite la aprobación.
3. A continuación, puedes Aceptar, Rechazar o Cancelar la solicitud de aprobación. En este caso, la rechazaremos porque no cumple los criterios. Esto no implica que se rechace automáticamente la solicitud de presupuesto, sólo la devolverá al estado en el que se puede solicitar la aprobación.
El proveedor tiene la oportunidad de ajustar la propuesta para volver a presentarla.
4. No podemos solicitar la aprobación de la regla compleja porque sólo tenemos dos respuestas. El mensaje emergente del botón bloqueado "Solicitar aprobación" así lo indica.
5. Una vez que recibamos una tercera respuesta, podremos seguir adelante. Si seleccionamos el presupuesto de mayor valor, se tendrían que seguir los pasos indicados para nuestra norma compleja:
6. Una vez aprobado el presupuesto recibido, podemos ver el estado de la solicitud de presupuesto y convertirla en compra.
