Infraspeak Network está diseñado para cerrar la brecha entre los Facility Managers y los proveedores de servicios. Al crear un espacio de trabajo compartido, ambas partes pueden colaborar en presupuestos, compras y ejecución en tiempo real, eliminando la introducción manual de datos y los retrasos en la comunicación.
Para entender mejor cómo funciona este ecosistema, sigamos un flujo de trabajo estándar entre Marina Maintenance (el cliente) y Clean Air (el proveedor).
La fase de presupuesto y compra
Cuando se detecta una avería, como un fallo en la unidad de aire acondicionado de un edificio, el proceso comienza con la gestión de compras.
1. Pedido de presupuesto: el gestor de Marina Maintenance abre la aplicación de Compras y crea un nuevo Pedido de presupuesto. Esto incluye los materiales, servicios y cantidades necesarios para la reparación.
2. Selección de proveedor: la solicitud se envía a los proveedores conectados en la Network. En este caso, Clean Air recibe la solicitud, revisa los requisitos y envía su Presupuesto.
3. Aprobación: tras comparar las propuestas, Marina Maintenance aprueba el Presupuesto.
4. Transacción: el presupuesto aprobado se convierte en una Compra en el lado del cliente y en una Venta en el lado del proveedor. Si se integra con un ERP o software de facturación, estos registros se sincronizan automáticamente.
Compartir la Orden de Trabajo
Una vez acordadas las condiciones comerciales, Marina Maintenance debe compartir la orden de trabajo para que Clean Air pueda iniciar la reparación.
Nota: una orden de trabajo solo se puede compartir en estado No iniciada o Pausa.
Para compartir esta orden de trabajo de forma manual:
- Marina Maintenance abre la aplicación de Órdenes de Trabajo y hace doble clic en la orden correspondiente.
- El gestor hace clic en Compartir en la esquina superior derecha.
- Selecciona Clean Air en el menú desplegable.
- Marina Maintenance añade notas de contexto y hace clic en Compartir, quedando la orden de trabajo aprobada automáticamente.
Ahora aparecerá un icono verde en la Orden de Trabajo dentro de ambas cuentas, lo que significa que se está compartiendo entre ambas.
Automatización del proceso de compartir
Marina Maintenance puede ahorrar tiempo automatizando el envío de Órdenes de Trabajo a Clean Air. Hay dos formas de configurar esto:
- Automatización para todo el cliente: Aprovecha Gear™ para crear una Automatización donde tipos específicos de trabajo (por ejemplo, "Mantenimiento correctivo" para activos de "Climatización") se compartan con Clean Air automáticamente.
Ejecución técnica y cierre
- Aprobación: Clean Air recibe la orden de trabajo y hace clic en Aprobar. Esta actualización de estado es visible inmediatamente para Marina Maintenance.
- Trabajo y cierre: el técnico realiza la reparación y hace clic en Cerrar en la orden de trabajo (aplicación Next).
- Confirmación final: Marina Maintenance revisa el trabajo finalizado y hace clic en Confirmar para resolver oficialmente el ciclo de mantenimiento.