Solo aquí  —  lee este artículo para saber todo sobre la Infraspeak Network™ —  nuestro espacio de trabajo de mantenimiento compartido y colaborativo.

ÍNDICE DE CONTENIDOS






1. ¿Qué es Infraspeak Network™?


Infraspeak Network™ es un espacio de trabajo colaborativo, compartido y de acceso abierto en el que los gerentes de instalaciones, proveedores y prestadores de servicios pueden conectarse para trabajar y comunicarse juntos.


La Network existe para poner fin a la pesadilla logística que ha aquejado a nuestra industria durante décadas: gestionar la adquisición y la ejecución de trabajos con proveedores externos.


Hemos añadido nuevas funciones y botones a sus aplicaciones centrales de mantenimiento preventivo y reactivo que eliminarán los correos electrónicos innecesarios, las llamadas telefónicas y la administración que antes obstaculizaba tus relaciones con los socios.


Estas adiciones a la plataforma te brindarán un control total sobre los procesos clave para que puedas alcanzar tus objetivos de ventas, mejorar la salud de los activos y construir relaciones con los clientes más fuertes y duraderas.


Todo sucede en Infraspeak Network™.

Los gerentes conocen a nuevos proveedores, los prestadores de servicios cierran más acuerdos y, lo que es crucial, ¡todos están informados!



2. Principales ventajas de Infraspeak Network™


¡El gerente de instalaciones promedio pierde 60 horas al mes gestionando las relaciones con los proveedores!


Por lo tanto, no es sorprendente que el mayor beneficio de la Network sea que te ahorra tiempo, mucho tiempo.


Eliminarás los errores humanos, las conversaciones repetidas y el salto constante entre aplicaciones para que todo se maneje de manera centralizada desde tu plataforma.


Además de ahorrarte tiempo, el uso de la Network aportará grandes mejoras en:


  1. Eficiencia operativa. Los nuevos marcos de interacción sincronizan automáticamente la información, lo que significa que cualquier orden de trabajo o trabajo programado se puede completar en solo unos pocos clics.

  2. Comunicación. Una función de mensajes integrada y documentos y datos compartibles hacen que sea mucho más fácil comunicar actualizaciones importantes con tu equipo, socios y otras partes interesadas.

  3. Calidad del servicio. Cuando mejora la agilidad, la comunicación y la transparencia, es natural que puedas ofrecer un mejor servicio. Confía en nosotros, tus clientes y socios te lo agradecerán.

  4. Decisiones de compra. Asegúrate de obtener la mejor oferta gracias a procesos de selección de presupuesto simples y simplifica la búsqueda de nuevos proveedores eligiendo de una lista de proveedores de confianza.

  5. Oportunidades de venta. Amplía tu lista de contactos para nuevas oportunidades de negocio en un 40%. Los datos de perfil almacenados de forma centralizada en tu plataforma Infraspeak facilitarán la gestión de nuevos clientes.



3. ¿Qué puede hacer Infraspeak Network™ por ti?


Si eres un gerente de instalaciones o propietario que compra servicios de mantenimiento, podrás:

  • Encontrar nuevos socios comerciales: nuevos proveedores y servicios.
  • Compartir pedidos de presupuesto con proveedores existentes o potenciales.
  • Negociar y comunicar utilizando Mensajes en la plataforma.
  • Recibir presupuesto de proveedores, compararlas y elegir con confianza la mejor opción.
  • Convertir tu presupuesto aprobado y final en una compra y gestionarla de manera eficiente desde una aplicación dedicada (la aplicación Compras).
  • Integrar Infraspeak con software de facturación y contabilidad y ERPs.

Si eres proveedor o proveedor de servicios y vas a vender, podrás: 

  • Encontrar nuevos clientes y oportunidades de negocio.
  • Recibir Pedidos de Presupuesto y agregarlos a tu lista de contactos.
  • Negociar y comunicar utilizando mensajes en la plataforma.
  • Utilizar Infraspeak para crear o enviar Presupuestos.
  • Aumentar las oportunidades y el volumen de negocios.
  • Convertir tu Presupuesto aprobado y final en una venta y gestionarlo de manera eficiente desde una aplicación dedicada (aplicación de Ventas).
  • Integrar Infraspeak con software de facturación y contabilidad.

Si eres gerente de instalaciones o propietario y buscas un socio externo para colaborar, podrás: 

  • Compartir órdenes de trabajo de mantenimiento y servicios, junto con su información esencial, directamente desde Infraspeak con el subcontratista.
  • Compartir trabajos programados completos con socios, incluyendo todas las órdenes de trabajo programadas, tareas y mediciones, junto con toda la información esencial.
  • Colaborar desde un entorno de trabajo virtual compartido, transparente e intuitivo.
  • Seguir todas las actualizaciones de trabajo en tiempo real.
  • Comunicarte directamente con tu socio utilizando la función de Mensajes.
  • Beneficiarte de procesos de trabajo transparentes, ágiles y autosincronizados.
  • Centralizar toda la información clave en tu Infraspeak; esto facilitará el análisis económico, la generación de informes y mejorará las integraciones con otras herramientas que utiliza tu empresa.

Si eres proveedor de servicios que completará un trabajo para un socio externo, podrás:

  • Acceder a todos los datos que necesitas para completar órdenes de trabajo o trabajos programados en tu Infraspeak (ya sea en la versión simplificada o completa).
  • Trabajar desde un entorno de trabajo virtual compartido, transparente e intuitivo, donde tu cliente podrá seguir y ser parte del progreso de tu trabajo.
  • Comunicarte directamente con tu cliente utilizando la función de Mensajes.
  • Centralizar toda la información clave en tu Infraspeak; esto facilitará el análisis económico, la generación de informes y mejorará las integraciones con otras herramientas (por ejemplo, herramientas de facturación) que utiliza tu empresa.
  • Mejorar la calidad del servicio mediante actualizaciones sincronizadas automáticamente para crear un servicio transparente que mantenga a tu cliente bien informado y con total visibilidad.



4. ¿Es necesario que mis proveedores sean clientes de Infraspeak?


No, todo lo contrario. Se les dará acceso a una versión simplificada de Infraspeak.


Para disfrutar de la experiencia completa, personalizada e integrada, necesitarán una versión avanzada de Infraspeak, pero no es obligatorio.


Infraspeak Network™ conecta a los usuarios de nuestra plataforma y ofrece una versión simplificada de Infraspeak a cualquiera que aún no sea cliente y necesite mejorar la calidad de su servicio para sus clientes.


Las capacidades principales de Infraspeak Network™ están disponibles para todos, sin límites ni excepciones. Todo el mundo del mantenimiento accederá a esta nueva forma de trabajar. ¡Saluda al mantenimiento hecho con colaboración, agilidad, sincronización y eficiencia!



5. ¿Cómo hacer el mantenimiento reactivo en la Infraspeak Network™?

 
Desde el pedido de presupuesto hasta la ejecución del mantenimiento 


El mayor beneficio de Infraspeak Network™ es la capacidad de compartir órdenes de trabajo y trabajos programados con tus socios y proveedores desde un espacio de trabajo común. Es esta capacidad sencilla la que te permite aprovechar todos los demás beneficios operativos mencionados anteriormente.


Vamos a simplificarlo un poco con algunas personas y un ejemplo de flujo de trabajo sobre los procesos involucrados:

Cliente: Marina Maintenance Ltd. — Empresa de gestión de instalaciones

Proveedor 1: AVAC Rocky — Proveedor de servicios AVAC

Proveedor 2: Clean Air'us — Empresa dedicada al clima y la calidad del aire

Proveedor 3: FairAirCare — Empresa de climatización


5.1 Compartir un pedido de presupuesto

1. Se detecta un problema en uno de los aparatos de aire acondicionado de uno de los edificios de Marina Maintenance.


2. El gerente de las instalaciones de Marina tiene que encontrar rápidamente una empresa especializada que arregle el problema antes de que empeore.


3. Entra en Infraspeak, haciendo clic en la aplicación Pedidos de presupuesto de la aplicación Compras, y crean un nuevo pedido de presupuesto con toda la información pertinente: listas de materiales, servicios necesarios y las cantidades de cada uno de ellos que se necesitan para reparar el aparato de aire acondicionado.


4. Una vez creado el pedido de presupuesto, el gerente puede elegir a qué proveedores desea enviarla: 

  • HVAC Rocky: proveedor habitual de Marina con el que ya trabajan. Reciben el pedido de presupuesto en su cuenta simplificada de Infraspeak. 
  • Clean Air' Us: un nuevo proveedor que encontraron en Infraspeak Network™. El gerente de Clean Air' Us acepta el pedido de conexión. 
  • FairAirCare: otro proveedor con el que han trabajado en el pasado. Reciben el pedido de presupuesto en su plataforma Infraspeak.


5.2 Compartir presupuestos

5. Después de que todos ellos reciban el pedido de presupuesto y analicen lo que hay que hacer, AVAC Rocky y Clean Air' Us responderán y harán clic en «Con interés» y procederán a realizar el presupuesto.

6. FairAirCare no tiene técnicos libres, por lo que no puede continuar. Hacen clic en «Sin interés» y proporcionan una rápida explicación por escrito para el gerente de instalaciones de Marina. 


7. AVAC Rocky y Clean Air' Us preparan cada uno una respuesta al pedido de presupuesto, rellenando los detalles de su presupuesto. 

AVAC Rocky envía unos mensajes a Marina Maintenance explicando lo que significa el concepto «gastos de viaje» añadido en el presupuesto. 


8. Ambos presupuestos se comparten con el gerente de instalaciones de Marina Maintenance. 


9. Tras analizar ambas propuestas, el gerente de instalaciones decide aprobar el presupuesto de Clean Air' Us. Al hacer clic en este botón, el presupuesto de HVAC Rocky se rechaza automáticamente y se informa al Sr. Rocky de que su presupuesto se ha rechazado. 


5.3 Compra y venta

10. El gerente de instalaciones convierte el presupuesto aprobado en una compra. A partir de aquí, su compañera, Marina, toma el relevo y se encarga de gestionar el presupuesto internamente desde el sistema ERP que utiliza su empresa, ¡que está integrado con Infraspeak!

11. Cuando Clean Air' Us ve que su presupuesto se ha aprobado, lo convierte en una venta. Se envía automáticamente una factura a Marina Maintenance gracias a la integración de su software de facturación con Infraspeak.


5.4 Compartir la orden de trabajo

12. Una vez acordados todos los términos comerciales del trabajo de mantenimiento, Marina Mantenimiento ya puede compartir la orden de trabajo relativa a la avería de la unidad de aire acondicionado. Esto incluye la localización, la prioridad y el tipo, subtipo y descripción de la orden de trabajo. Marina también comparte los activos y las tareas pertinentes. 


13. Clean Air' Us recibe la orden de trabajo, analiza toda la información y hace clic en «Aprobar». Esta actualización de estado se refleja en la cuenta Infraspeak del gerente de instalaciones de Marina.


14. Clean Air' Us ejecuta todas las tareas y, una vez finalizadas, hace clic en «Cerrar» en la orden de trabajo para informar al gerente de instalaciones de Marina de que el trabajo de mantenimiento ha finalizado.


15. Después de comprobar que todo está bien, el gerente de instalaciones de Marina Maintenance envía un mensaje a Clean Air' Us agradeciéndoles su trabajo y confirmando que están contentos con su trabajo. A continuación, el gerente de instalaciones hace clic en «Confirmar» para concluir la orden de trabajo.



6. ¿Cómo hacer el mantenimiento preventivo en la Infraspeak Network™?


Tres semanas después, después de su experiencia positiva trabajando con Clean Air' Us, el equipo de Marina Maintenance decide firmar un contrato a largo plazo con la empresa para que gestionen su mantenimiento preventivo de HVAC. Así es como se ve en Infraspeak Network™.


6.1 Compartir trabajos programados

  1. Con ambas entidades conectadas, el FM de Marina Maintenance puede ir directamente a su plataforma Infraspeak y crear un nuevo trabajo programado para cubrir el plan de mantenimiento preventivo anual de los activos.
    1. Esto incluye la configuración de todas las tareas, mediciones e intervenciones que requerirá cada orden de trabajo programado.
  2. Cuando se complete el trabajo programado, utilizando el botón verde "Compartir" en la parte superior de la ventana de trabajos programados, el FM de Marina comparte el trabajo programado junto con todos los detalles relevantes para que Clean Air' Us comience a trabajar.


6.2 Recibir trabajos programados

  1. El lunes por la mañana, el gerente de mantenimiento de Clean Air' Us revisa su correo electrónico y ve un correo electrónico con el nuevo trabajo programado. Hace clic en el enlace y se encuentra en el menú del trabajo programado.

  2. Sabiendo que sus colegas habían gestionado por separado el lado comercial de este plan de mantenimiento preventivo, el gerente hace clic en "Ver detalles" y luego en "Iniciar". Todas las órdenes de trabajo planificadas se enumeran con sus fechas de inicio, lo que significa que tienen visibilidad sobre todo el plan anual.

  3. La primera orden de trabajo planificada (mensual) está programada para comenzar el miércoles, y él informa a su equipo antes de la primera visita.


6.3 Compartir trabajos programados

  1. La orden de trabajo planificada incluye 4 tareas y 8 mediciones (2 de cada una) que deben realizarse. 2 especialistas de Clean Air' Us llegan a Marina Maintenance el miércoles a las 9 de la mañana y comienzan a trabajar.

  2. Actualizan la orden de trabajo planificada y cambian el estado de la tarea y la medición para que ambos gerentes (Clean Air' Us y Marina) tengan una idea de lo que está sucediendo. Todo se hace en tiempo real y los uno o dos pequeños problemas que surgieron durante el mantenimiento preventivo de rutina se resolvieron con éxito utilizando la función de chat.

  3. Una vez que el gerente está satisfecho con el trabajo del técnico, cambia el estado de Activo a Cerrado, informa a su contacto en Marina Maintenance y soluciona algunos detalles logísticos antes de la próxima orden de trabajo planificada en un mes.