Este guia explica como configurar, acionar e verificar os fluxos de aprovação automática para orçamentos de fornecedores de baixo risco, de modo a que as encomendas que cumpram os critérios sejam aprovadas instantaneamente após a sua chegada, sem necessidade de revisão manual.


ÍNDICE


1. Configurar um fluxo de aprovação automática


Alguns orçamentos são demasiado pequenos para precisarem de uma pessoa. Com um fluxo de aprovação automática, decide uma vez quais os orçamentos de baixo risco, como tudo o que fique abaixo de 50 € de um fornecedor de confiança, e nós aprovamo-los assim que chegam.


  1. Abra as definições de Compras, vá a Fluxos de aprovação e clique em Criar fluxo de aprovação.
  2. Dê ao fluxo um Nome que diga o que ele faz, como Aprovar automaticamente abaixo de 50€ (Jo Management).
  3. Em Quando, mantenha Valor do orçamento em Abaixo de e introduza o valor (1). O Número de orçamentos necessários para aprovação fica em 1: a aprovação automática funciona sempre sobre um único orçamento.
  4. Em e estas condições são cumpridas, escolha o Cliente, Edifício ou Fornecedor a que o fluxo se aplica (2). Deixe um campo em branco para aplicar o fluxo a todos.
  5. Em então, mantenha Aprovação automática selecionada (3) e guarde.


  1. O fluxo aparece no topo da lista de Fluxos de aprovação, ativo. Arraste-o para mudar a posição ou use o interruptor para o desativar.

Bom saber


Os fluxos são verificados de cima para baixo na lista, e só é aplicado o primeiro que corresponder. Coloque os fluxos mais específicos primeiro.


A condição Fornecedor considera o fornecedor que enviou o orçamento. Cliente e Edifício consideram o pedido ou a ocorrência a que o pedido de orçamento está associado.


Se eliminar um fornecedor usado num fluxo, a condição Fornecedor fica vazia e o fluxo passa a aplicar-se a todos os fornecedores. Reveja os seus fluxos depois de eliminar um fornecedor.


Para que um orçamento seja aprovado por pessoas específicas, ou depois de vários orçamentos, escolha Etapas de aprovação.



2. Ter um orçamento aprovado automaticamente


Depois de configurar um fluxo de aprovação automática, o processo de orçamento é igual ao de sempre até o fornecedor responder. A partir daí, ninguém do lado do cliente precisa de fazer nada. Este tutorial segue um exemplo do início ao fim: um pedido que precisa de uma lâmpada, um pedido de orçamento a um fornecedor e um orçamento de 12 € aprovado assim que chega.


2.1 Do lado do cliente

  1. Abra o pedido e clique em Pedir orçamento.



      2. Verifique a descrição, anexe o relatório do pedido se o fornecedor precisar dele e clique em Criar pedido de orçamento.


      3. O pedido de orçamento abre como rascunho, já associado ao pedido. Adicione artigos se quiser, adicione o fornecedor com Adicionar fornecedores (1) e clique em Partilhar (2).


      4. Em Enviar pedido de orçamento, confirme a quem o está a enviar e clique em Enviar aos fornecedores. Uma confirmação indica que as respostas vão aparecer no pedido de orçamento.


2.2 Do lado do fornecedor

      1. O fornecedor recebe um email e encontra o pedido em Vendas > Pedidos de orçamento. Clica em Com interesse (1), para que veja que está a preparar uma resposta, e depois em Responder com orçamento (2).


      2. O fornecedor adiciona as linhas e os preços, neste exemplo uma Lâmpada X a 12,00 € (1), e clica em Partilhar (2).


      3. Em Partilhar orçamento com o cliente?, o fornecedor clica em Enviar orçamento.


O orçamento está abaixo dos 50 € definidos no fluxo e vem do fornecedor certo, por isso aprovamo-lo assim que chega. Para ver onde isso aparece, vá a 03 - Confirmar que um orçamento foi aprovado automaticamente.



Bom saber

Se um fornecedor responder fora da Network, por telefone ou email, adicione o orçamento manualmente e clique em Pedir aprovação. Os fluxos são verificados nesse momento.


Quando um orçamento é aprovado automaticamente, os outros orçamentos do mesmo pedido de orçamento são recusados.


Se dois orçamentos corresponderem ao mesmo tempo, só o primeiro a ser recebido é aprovado.



3. Confirmar que um orçamento foi aprovado automaticamente


Quando um orçamento é aprovado por um fluxo de aprovação, ninguém clicou em Aprovar. Veja aqui onde pode confirmar que isso aconteceu, e qual foi o fluxo responsável.


3.1 Do lado do cliente

  1. Abra o pedido de orçamento em Compras > Pedidos de orçamento. O estado é Aprovado e o histórico mostra duas entradas assinadas pelo Gear: Pediu aprovação do orçamento e Fechou o pedido de orçamento.


      2. Desça até Orçamentos. Passe o rato sobre o ícone ao lado de Aprovado para ver Aprovação automática e o nome do fluxo que o aprovou.


      3. Quando estiver pronto, clique em Fazer compra ou Converter em compra. A aprovação automática não cria a compra por si.


Também recebe o email habitual quando chega o orçamento do fornecedor.


E a coluna Aprovado por mostra “Gear”:


3.2 Do lado do fornecedor


      1. O fornecedor vê o orçamento de venda como Aprovado, e o histórico indica que o cliente aprovou o orçamento. A entrada usa o nome da empresa do cliente, sem identificar uma pessoa nem dizer que foi automática.


      2. O fornecedor também recebe um email a dizer que o orçamento foi aceite, com a lista de artigos.


Bom saber

O pedido de orçamento é fechado e os outros orçamentos são recusados assim que um orçamento é aprovado automaticamente.


Ninguém do lado do cliente recebe uma notificação à parte quando é feita uma aprovação automática. O histórico e os emails dos orçamentos servem de registo.