Este artigo ensina-o a configurar um fluxo de aprovação de compras na app Compras.
Índice
1. Como definir um fluxo de aprovação de compras
1. Após entrar na sua Infraspeak, verifique no hub, se a aplicação "Compras" está activada:
2. Nas definições de Compras, clique em "Fluxo de aprovação":
3. Comece por configurar uma regra simples para compras inferiores a 100 euros. Neste exemplo, todos os membros do comité de aprovação (neste caso, a Ana) têm de aprovar compras deste valor:
4. De seguida, configure uma regra mais complexa para um edifício específico. Neste caso, ficou acordado que para o edifício "Hotel Ana":
4.1 Cada orçamento recebido, superior a 10.000€, tem de ter três alternativas para comparação
4.2 Devem existir dois passos de aprovação: primeiro por todos os membros do comité de aprovação e depois por uma pessoa do "Grupo VIP", que supervisiona todas as compras com valores mais elevados.
5. Um aspeto essencial a ter em conta é que, ao criar um fluxo de aprovação, este tentará atribuir cada regra pela sua ordem na lista, por isso certifique-se de que ordena corretamente as regras.
6. A qualquer momento, pode também desativar uma regra (por exemplo, Acima de 10000 euros):
2. Como aprovar uma resposta a um orçamento
1. Quando receber o primeiro orçamento, se este for inferior a 100 euros, pode proceder diretamente ao pedido de aprovação.
2. As pessoas assignadas vão receber um lembrete por e-mail com o pedido de aprovação.
3. Pode então Aceitar, Recusar ou Cancelar o pedido de aprovação. Neste caso, vamos recusá-lo, uma vez que não cumpre os critérios. Isso não rejeitará o pedido de orçamento imediatamente, apenas o enviará de volta para o estado em que a aprovação pode ser solicitada.
O fornecedor tem a oportunidade de ajustar a proposta e reenviá-la.
4. Não podemos pedir aprovação para a regra complexa, uma vez que só temos duas respostas. A mensagem pop-up para o botão bloqueado "Pedir aprovação" indica isso.
5. Assim que recebermos uma terceira resposta, podemos avançar com um pedido de orçamento de valor mais elevado, que terá de seguir os passos descritos para regras complexas:
6. Depois do orçamento ser aprovado, podemos ver o seu estado e convertê-lo numa compra.
