A Infraspeak Network foi desenhada para aproximar os Facility Managers e os Prestadores de Serviços. Ao criar um espaço de trabalho partilhado, ambas as partes podem colaborar em orçamentos, compras e execução em tempo real, eliminando a introdução manual de dados e atrasos na comunicação.
Para compreender melhor como este ecossistema funciona, vamos acompanhar um fluxo de trabalho padrão entre a Marina Maintenance (o cliente) e a Clean Air (o fornecedor).
A Fase de Orçamento e Compra
Quando uma avaria é detetada, como uma falha numa unidade de ar condicionado de um edifício, o processo começa com o aprovisionamento.
1. Pedido de Orçamento: o gestor da Marina Maintenance abre a app Compras e cria um novo Pedido de Orçamento. Isto inclui os materiais, serviços e quantidades necessárias para a reparação.
2. Seleção de Fornecedor: o pedido é enviado para os fornecedores ligados na Network. Neste caso, a Clean Air recebe o pedido, revê os requisitos e envia o seu orçamento.
3. Aprovação: após comparar propostas, a Marina Maintenance aprova o Orçamento.
4. Transação: o orçamento aprovado é convertido numa Compra do lado do cliente e numa Venda do lado do fornecedor. Se houver integração com um ERP ou software de faturação, estes registos são sincronizados automaticamente.
Partilhar o Pedido
Com os termos comerciais acordados, a Marina Maintenance deve partilhar o pedido para que a Clean Air possa iniciar a reparação.
Nota: um pedido só pode ser partilhado no estado Não Iniciado ou Pausado.
Para partilhar este pedido manualmente:
- A Marina Maintenance abre a app Pedidos e clica duas vezes no pedido relevante
- O gestor clica em Partilhar no canto superior direito
- Selecionam a Clean Air na lista suspensa
- A Marina Maintenance adiciona notas de contexto e clica em Partilhar, sendo o pedido aprovado automaticamente
Um ícone verde aparecerá agora no Pedido em ambas as contas, significando que o mesmo está a ser partilhado entre as duas partes.
Automatizar o Processo de Partilha
A Marina Maintenance pode poupar tempo ao automatizar a forma como os Pedidos são enviados para a Clean Air. Existem duas formas de configurar isto:
- Automação ao nível do cliente: utiliza a Gear AI para criar uma automação onde tipos específicos de trabalho (ex: “Manutenção Corretiva” para ativos de “AVAC”) são partilhados com a Clean Air automaticamente.
Execução Técnica e Fecho:
- Aprovação: A Clean Air recebe o pedido e clica em Aprovar. Esta atualização de estado fica imediatamente visível para a Marina Maintenance.
- Trabalho e Fecho: o técnico realiza a reparação e clica em Fechar no pedido (app Next).
- Confirmação Final: a Marina Maintenance revê o trabalho concluído e clica em Confirmar para resolver oficialmente o ciclo de manutenção.