É aqui que tudo começa.
Descubra Infraspeak Network™ e saiba porque é que deve participar nesta nova era da Infraspeak. 


TABLE OF CONTENTS




1. O que é a Infraspeak Network™?


A Infraspeak Network™ é um espaço de trabalho partilhado, transversal e colaborativo onde gestores de facilities, fornecedores e prestadores de serviços de manutenção se podem conectar para trabalhar e comunicar de forma centralizada.


É uma nova era Infraspeak.
Queremos transformar o mundo da manutenção e a forma como as empresas colaboram — seja em processos de procurement, seja em projetos de manutenção comuns.


Através de um conjunto de novas funcionalidades, simples e intuitivas, vamos ajudar a tornar a gestão da manutenção e de facilities mais inteligente, eficiente e ágil para todos — sem emails, sem telefonemas, sem recados e sem papelada!


Queremos que tenha total confiança nos seus processos, sem esforço, para que possa atingir os seus objetivos rapidamente, enquanto todos os parceiros e stakeholders estão alinhados e sincronizados sem stress.


Tudo acontece na Infraspeak Network™Gestores encontram novos fornecedores, prestadores de serviço aumentam o volume de negócios e, no fim do dia, todos os departamentos estão alinhados. Tudo é possível nesta rede da Infraspeak onde tudo fica devidamente organizado e centralizado.



2. As principais vantagens da Infraspeak Network™


  1. Poupança de tempo. Não terá de duplicar a informação para emails, nem de explicar tudo por telefone ou preparar documentos para enviar a parceiros.

  2. Minimização do erro humano. Evite o “diz que disse” e os mal-entendidos. A possibilidade de falhas ou perdas de comunicação é eliminada, uma vez que tudo fica centralizado e registado na Infraspeak.

  3. Foco. Não tem de andar a fazer a “ponte” entre emails, chamadas ou recados. Muito menos saltar de software em software. Consegue fazer tudo (tudo!) na Infraspeak.

  4. Eficiência. Usufrua de uma interação intuitiva e conveniente, onde a informação é sincronizada automaticamente, e tudo o que quiser partilhar (ou parar de partilhar) está à distância de um botão.

  5. Mais qualidade. Mais agilidade, melhor comunicação e transparência sem precedentes — os seus clientes e parceiros vão notar a diferença.

  6. Mais oportunidades e melhores decisões. Ter acesso a uma rede de profissionais traduz-se num aumento exponencial de oportunidades de negócio. Além disso, como tudo fica centralizado na Infraspeak, terá acesso a mais informação, e consequentemente a melhores decisões.




3. Infraspeak Network™ — Resolve problemas


A Infraspeak Network™ também resolve outros problemas como:

  1. Erros de comunicação e perda de informação

    Como tudo se passa na Infraspeak, desde a partilha de informações, como de documentos, não existe perda de informação e tudo fica disponível e acessível. Além disso, através da funcionalidade Mensagens não há necessidade de comunicar por email ou telefone. Todas as decisões ficam registadas e centralizadas.


  1. Falta de transparência
    Será mais fácil analisar as decisões tomadas e estudar as opções. Imagine que escolhe um orçamento em detrimento de outro — poderá rapidamente perceber quais as razões que levaram a essa decisão. Parceiros e stakeholders terão visibilidade sobre o trabalho executado pelo prestrador contratato, como se se tratasse da sua própria equipa. Tudo graças à sincronização automática da informação, que é espelhada na sua plataforma. Os relatórios, altamente customizáveis, também ajudam a aumentar a confiança e construir relações de mais fortes.


  1. Falta de escolha e agilidade

    Já não tem de escolher o mesmo fornecedor de sempre, só porque não tem tempo a perder. Com a Infraspeak Network™ pode encontrar os fornecedores certos, facilmente, e ter a certeza de que o trabalho é executado dentro dos SLAs estipulados.




4. Principais funcionalidades da Infraspeak Network™ (por perfil)

Se é um gestor de facilities ou proprietário e está a comprar serviços de manutenção, poderá: 

  • Encontrar novos parceiros de negócio — novos fornecedores e novos serviços
  • Partilhar pedidos de orçamento com os seus fornecedores habituais ou potenciais
  • Negociar e comunicar sem ter de pegar no telefone, através da nossa funcionalidade de Mensagens
  • Receber orçamentos de fornecedores, compará-los e eleger o melhor com toda a confiança
  • Converter o orçamento aprovado numa compra e gerí-las numa app específica (app Compras)
  • Integrar a Infraspeak com software de faturação, contabilidade e ERPs  


Se é um fornecedor ou prestador de serviço e está a vender, poderá:

  • Encontrar novos clientes e oportunidades de negócio
  • Receber mais pedidos de orçamento e aumentar a carteira de clientes
  • Negociar e comunicar sem ter de pegar no telefone, através do nosso funcionalidade de Mensagens
  • Criar e enviar mais orçamentos a partir da Infraspeak
  • Aumentar oportunidades e volume de negócio
  • Converter orçamentos aprovados pelo seu cliente em vendas e gerí-las numa app desenvolvida para tal – app de Vendas
  • Integrar a Infraspeak com software de faturação e contabilidade


Se é um gestor de facilities ou proprietário e procura colaboração externa poderá: 

  • Partilhar pedidos de serviços de manutenção e as informações essenciais com o subcontratado, diretamente a partir da Infraspeak
  •  Usufruir de um “ambiente” de trabalho virtual partilhado, transparente e intuitivo
  • Acompanhar, em tempo real, o progresso do trabalho desenvolvido 
  • Comunicar diretamente com o seu parceiro, através da funcionalidade Mensagens
  • Tirar partido de um processo transparente e agilizado, sincronizado automaticamente
  • Ter toda a informação centralizada na sua Infraspeak — facilitando a análise económica, a criação de relatórios e a integração com outras soluções já utilizadas pela sua empresa


Se é um fornecedor ou prestador de serviço e vai realizar um trabalho externo poderá:

  • Receber todas as informações necessárias à realização do serviço (pedido) na sua Infraspeak (seja versão simplificada ou integral)
  • Usufruir de um “ambiente” de trabalho virtual partilhado, transparente e intuitivo, onde o seu cliente acompanha e é parte do processo e do progresso do trabalho
  • Comunicar diretamente com o seu cliente, através da funcionalidade Mensagens 
  • Ter toda a informação centralizada na sua Infraspeak — facilitando a análise económica, a criação de relatórios e integração com outras soluções já utilizadas na sua empresa (por exemplo, software de faturação) 
  • Melhorar a qualidade do seu serviço através de um serviço transparente, bem informado e sincronizado automaticamente, com total visibilidade para o seu cliente




5. Os meus fornecedores precisam de ser clientes da Infraspeak?

Não, não precisam. Terão acesso gratuito a uma versão simplificada da Infraspeak.


A Infraspeak Network™ é acessível a todos, sem limites e sem exceções, para que o mundo da manutenção conheça esta nova forma de trabalhar — colaborativa, transparente, ágil, sincronizada e eficiente. 


Assim, a Infraspeak Network™ conecta utilizadores da nossa plataforma mas também oferece uma versão simplificada da Infraspeak a todos aqueles que, não sendo ainda utilizadores, pretendam oferecer um serviço de qualidade aos seus clientes. 




6. O workflow da Infraspeak Network™ 


Do pedido de orçamento à execução do serviço 


A grande vantagem da Infraspeak Network™ é poder partilhar o mesmo espaço de trabalho — a Infraspeak — com os seus fornecedores e parceiros. Desta forma, importa perceber o que vai ser partilhado, como e que tipo de interações são possíveis.


Para ser mais fácil vamos definir:

Cliente: Marina Manutenções S.A. — Empresa de gestão de facilities 

Fornecedor 1: AVAC Lopes — empresa de prestação de serviços AVAC

Fornecedor 2: AR Limpo — empresa de climatização e ar condicionado

Fornecedor 3: amARo Reis — empresa de ar condicionado


6.1 A partilha do pedido de orçamento


  1. Ocorreu um problema no sistema de climatização de um dos edifícios geridos pela empresa Marina Manutenções S.A.

  2. A Dona Marina precisa de encontrar rapidamente uma empresa especializada que resolva o problema que poderá agravar-se.

  3. Entra na sua Infraspeak, na app Pedidos de Orçamento da app Compras, e cria um novo pedido de orçamento, com todas as informações necessárias, sem esquecer a lista de materiais e serviços e respetivas quantidades necessárias para a reparação do aparelho.

  4. Depois de elaborado o pedido de orçamento, está na altura de selecionar os fornecedores a quem vai enviar o pedido de orçamento:

  • AVAC Lopes — um fornecedor habitual que já está na sua rede de fornecedores. Recebe o pedido de orçamento na versão simplificada da Infraspeak
  • AR Limpo — um fornecedor que encontrou na Infraspeak Network™, que aceitou o seu convite para se conectar. Recebe o pedido de orçamento na sua Infraspeak
  • amARo Reis —  outro fornecedor que já pertence à sua rede de fornecedores. Recebe o pedido de orçamento na sua Infraspeak



6.2 A partilha dos orçamentos


  1. Depois de analisarem o pedido de orçamento e o trabalho que é necessário fazer, AVAC Lopes e Ar Limpo marcam o pedido como “Com interesse” e avançam com a resposta ao pedido.
    A empresa amARo Reis tem todos os seus técnicos ocupados e por isso marca pedido de orçamento como “Sem interesse” e explica as razões por escrito à Dona Marina.

  2. AVAC Lopes e Ar Limpo preparam a sua resposta ao pedido de orçamento. Cada um deles prepara o seu orçamento.
    AVAC Lopes troca umas mensagens com Marina Manutenções para explicar o item “deslocamento” que adicionou ao orçamento.

  3. Os orçamentos são partilhados com a D. Marina da Marina Manutenções.

  4. Depois de analisar as propostas, D. Marina decide Aceitar o orçamento de Ar Limpo, o que automaticamente marca o orçamento de AVAC Lopes como recusado, informando o Sr. Lopes de que o seu orçamento não foi aceite. 



6.3 A compra e a venda 


  1. A D. Marina transforma o orçamento numa compra. A partir daí é a sua colega, Rita, que se encarrega de gerir a mesma e de dar seguimento à sua gestão no ERP da empresa, convenientemente integrado com a Infraspeak.

  2. Ar Limpo, ao ver que o seu orçamento foi aprovado, converte o orçamento numa venda o que emite automaticamente uma fatura proforma no seu software de faturação, graças à integração com a Infraspeak.



6.4 A partilha do pedido


  1. Acordados os termos do serviço de manutenção necessário, Marina Manutenções partilha o pedido que diz respeito ao problema do sistema de climatização. É partilhada a localização, a prioridade, a área, o tipo e a descrição do pedido. Por sua escolha, os ativos e as tarefas também são partilhadas.

  2. Ar Limpo recebe o pedido, analisa todas as informações e clica em “Aprovar”. Esta mudança de estado reflete-se na Infraspeak da D. Marina.

  3. Ar Limpo executa todas as tarefas e no final clica em “Fechar” o trabalho para informar D. Marina de que o serviço está concluído.

  4. Após confirmar que tudo está em conformidade, a D. Marina envia uma Mensagem a Ar Limpo a agradecer e a confirmar que tudo está de acordo com o esperado. Depois clica em “Confirmar”, para concluir o pedido.