Apenas aqui — leia este artigo para aprender tudo o que precisa saber sobre a Infraspeak Network™ — o nosso local de trabalho colaborativo e partilhado para a manutenção.


Conteúdos





1. O que é a Infraspeak Network™?


A Infraspeak Network™ é um espaço de trabalho partilhado, transversal e colaborativo onde gestores de facilities,

onde gestores de facilities, fornecedores e prestadores de serviços de manutenção se podem conectar para trabalhar e comunicar de forma centralizada.


A Network existe para por um fim ao pesadelo administrativo e logístico que é gerir os processos de compra e venda de materiais e serviços e os fluxos de trabalho com fornecedores.


Adicionamos funcionalidades novas às aplicações core de manutenção corretiva e preventiva que vão eliminar os e-mails, os telefonemas e o trabalho administrativo desnecessários, que só causam entropia na relação com os seus parceiros. Estas novas funcionalidades permitem-lhe ter controlo total sobre processos chave da sua operação para que consiga cumprir com objetivos definidos, melhorar a performance dos seus ativos e construir relações duradouras com os seus clientes e parceiros de negócio.


Tudo acontece na Infraspeak Network™. Gestores encontram novos fornecedores, prestadores de serviço aumentam o volume de negócios e, no fim do dia, todos os departamentos estão alinhados!


2. As principais vantagens da Infraspeak Network™


As estatísticas dizem que um gestor de facilities chega a precisar de 60h por mês para gerir as relações com fornecedores! E considerando este número, é fácil perceber que uma das principais vantagens da Network é o tempo que lhe permite poupar. Mas vai também ajudar a eliminar o erro humano, as conversas repetidas e o constante login e logout em diferentes ferramentas. 


Usar a Infraspeak Network™ melhora:

  1. A eficiência operacional. Toda informação que resulta da interação gestor-fornecedor é automaticamente sincronizada o que significa que qualquer pedido ou trabalho pode ser partilhado e finalizado em apenas alguns cliques.  

  2. A communicação. A função de mensagens disponível in-app e os documentos e dados partilháveis tornam muito mais fácil comunicar atualizações importantes com a sua equipa, os seus parceiros e stakeholders. 

  3. A qualidade do serviço. Quando melhora a agilidade, comunicação e transparência, é normal que consiga entregar um serviço irrepreensível! Temos a certeza que os seus clientes e parceiros ficarão satisfeitos.

  4. As decisões relacionados com compras. Ao ter todos os orçamentos centralizados e acesso imediato a uma lista dos seus fornecedores habituais, torna-se mais fácil selecionar o mellhor negócio e escolher um parceiro novo para um determinado trabalho. 

  5. As oportunidades de venda. Conseguirá expandir a sua rede de contactos para novas oportunidades de negócio em até 40%. Além disso, ter todos os dados dos seus clientes centralizados na sua Infraspeak torna mais fácil gerir pedidos e dar respostas imediatas.  


3. Principais funcionalidades da Infraspeak Network™ (por perfil)


Se é um gestor de facilities ou proprietário e está a comprar serviços de manutenção, poderá: 

  • Encontrar novos parceiros de negócio — novos fornecedores e novos serviços
  • Partilhar pedidos de orçamento com os seus fornecedores habituais ou potenciais
  • Negociar e comunicar sem ter de pegar no telefone, através da nossa funcionalidade de Mensagens
  • Receber orçamentos de fornecedores, compará-los e eleger o melhor com toda a confiança
  • Converter o orçamento aprovado numa compra e gerí-las numa app específica (app Compras)
  • Integrar a Infraspeak com software de faturação, contabilidade e ERPs  


Se é um fornecedor ou prestador de serviço e está a vender, poderá:

  • Encontrar novos clientes e oportunidades de negócio
  • Receber mais pedidos de orçamento e aumentar a carteira de clientes
  • Negociar e comunicar sem ter de pegar no telefone, através do nosso funcionalidade de Mensagens
  • Criar e enviar mais orçamentos a partir da Infraspeak
  • Aumentar oportunidades e volume de negócio
  • Converter orçamentos aprovados pelo seu cliente em vendas e gerí-las numa app desenvolvida para tal – app de Vendas
  • Integrar a Infraspeak com software de faturação e contabilidade


Se é um gestor de facilities ou proprietário e procura colaboração externa poderá: 

  • Partilhar pedidos de serviços e de manutenção completos com as informações essenciais com o subcontratado, diretamente a partir da Infraspeak
  • Partilhe trabalhos completos com parceiros, juntamente com todas as ocorrências, tarefas e medições, incluindo todas as informações essenciais.
  • Acompanhar, em tempo real, o progresso do trabalho desenvolvido 
  • Comunicar diretamente com o seu parceiro, através da funcionalidade Mensagens
  • Tirar partido de um processo transparente e agilizado, sincronizado automaticamente
  • Ter toda a informação centralizada na sua Infraspeak — facilitando a análise económica, a criação de relatórios e a integração com outras soluções já utilizadas pela sua empresa


Se é um fornecedor ou prestador de serviço e vai realizar um trabalho externo poderá:

  • Receber todas as informações necessárias à realização do serviço (pedidos e trabalhos) na sua Infraspeak (seja versão simplificada ou integral)
  • Usufruir de um “ambiente” de trabalho virtual partilhado, transparente e intuitivo, onde o seu cliente acompanha e é parte do processo e do progresso do trabalho
  • Comunicar diretamente com o seu cliente, através da funcionalidade Mensagens 
  • Ter toda a informação centralizada na sua Infraspeak — facilitando a análise económica, a criação de relatórios e integração com outras soluções já utilizadas na sua empresa (por exemplo, software de faturação) 
  • Melhorar a qualidade do seu serviço através de um serviço transparente, bem informado e sincronizado automaticamente, com total visibilidade para o seu cliente



4. Os meus fornecedores precisam de ser clientes da Infraspeak?

Não, não precisam. Terão acesso gratuito a uma versão simplificada da Infraspeak.


Para usufruírem de uma experiência totalmente ajustada aos seus desafios e integrada, terão de ter acesso à versão avançada da Infraspeak, mas tal não é obrigatório para  começarem a dar resposta a pedidos partilhados através da Network. 


A Infraspeak Network™ é acessível a todos, sem limites e sem exceções, para que o mundo da manutenção conheça esta nova forma de trabalhar — colaborativa, transparente, ágil, sincronizada e eficiente. 



5. Executar manutenção reativa na Infraspeak Network™ 


Do pedido de orçamento à execução do serviço 


A grande vantagem da Infraspeak Network™ é poder partilhar pedidos de orçamento, pedidos e trabalhos com os seus fornecedores e parceiros a partir do mesmo espaço de trabalho — a Infraspeak. É o ponto de partida para potenciar todos as vantagens enumeradas na secção anterior. 



Para ser mais fácil vamos definir um cenário e dar o exemplo do fluxo de trabalho associado a um pedido de manutenção reativa:

Cliente: Marina Manutenções S.A. — Empresa de gestão de facilities 

Fornecedor 1: AVAC Lopes — empresa de prestação de serviços AVAC

Fornecedor 2: AR Limpo — empresa de climatização e ar condicionado

Fornecedor 3: amARo Reis — empresa de ar condicionado


5.1 Partilhar um pedido de orçamento

  1. Ocorreu um problema no sistema de climatização de um dos edifícios geridos pela empresa Marina Manutenções S.A.

  2. A Dona Marina precisa de encontrar rapidamente uma empresa especializada que resolva o problema que poderá agravar-se.

  3. Entra na sua Infraspeak, na app Pedidos de Orçamento da app Compras, e cria um novo pedido de orçamento, com todas as informações necessárias, sem esquecer a lista de materiais e serviços e respetivas quantidades necessárias para a reparação do aparelho.

  4. Depois de elaborado o pedido de orçamento, está na altura de selecionar os fornecedores a quem vai enviar o pedido de orçamento:

  • AVAC Lopes — um fornecedor habitual que já está na sua rede de fornecedores. Recebe o pedido de orçamento na versão simplificada da Infraspeak
  • AR Limpo — um fornecedor que encontrou na Infraspeak Network™, que aceitou o seu convite para se conectar. Recebe o pedido de orçamento na sua Infraspeak
  • amARo Reis —  outro fornecedor que já pertence à sua rede de fornecedores. Recebe o pedido de orçamento na sua Infraspeak



5.2 Partilhar orçamentos

  1. Depois de analisarem o pedido de orçamento e o trabalho que é necessário fazer, AVAC Lopes e Ar Limpo marcam o pedido como “Com interesse” e avançam com a resposta ao pedido.

    A empresa amARo Reis tem todos os seus técnicos ocupados e por isso marca pedido de orçamento como “Sem interesse” e explica as razões por escrito à Dona Marina.

  2. AVAC Lopes e Ar Limpo preparam a sua resposta ao pedido de orçamento. Cada um deles prepara o seu orçamento.

    AVAC Lopes troca umas mensagens com Marina Manutenções para explicar o item “deslocamento” que adicionou ao orçamento.

  3. Os orçamentos são partilhados com a D. Marina da Marina Manutenções.

  4. Depois de analisar as propostas, D. Marina decide Aceitar o orçamento de Ar Limpo, o que automaticamente marca o orçamento de AVAC Lopes como recusado, informando o Sr. Lopes de que o seu orçamento não foi aceite. 



5.3 A compra e a venda 

  1. A D. Marina transforma o orçamento numa compra. A partir daí é a sua colega, Rita, que se encarrega de gerir a mesma e de dar seguimento à sua gestão no ERP da empresa, convenientemente integrado com a Infraspeak.

  2. Ar Limpo, ao ver que o seu orçamento foi aprovado, converte o orçamento numa venda o que emite automaticamente uma fatura proforma no seu software de faturação, graças à integração com a Infraspeak.



5.4 A partilha do pedido

  1. Acordados os termos do serviço de manutenção necessário, Marina Manutenções partilha o pedido que diz respeito ao problema do sistema de climatização. É partilhada a localização, a prioridade, a área, o tipo e a descrição do pedido. Por sua escolha, os ativos e as tarefas também são partilhadas.

  2. Ar Limpo recebe o pedido, analisa todas as informações e clica em “Aprovar”. Esta mudança de estado reflete-se na Infraspeak da D. Marina.

  3. Ar Limpo executa todas as tarefas e no final clica em “Fechar” o trabalho para informar D. Marina de que o serviço está concluído.

  4. Após confirmar que tudo está em conformidade, a D. Marina envia uma Mensagem a Ar Limpo a agradecer e a confirmar que tudo está de acordo com o esperado. Depois clica em “Confirmar”, para concluir o pedido.

6. Executar manutenção preventiva na Infraspeak Network™


Três semanas depois, considerando a experiência positiva com o fornecedor Ar Limpo, a equipa da Marina Maintenance S.A. decide fechar um contrato a longo prazo com a empresa para a realização da manutenção preventiva do seu sistema de AVAC. Com a Infrapseak Network™, a gestão dessa operação acontece da seguinte forma: 


6.1 Partilhar trabalhos

  1. Com as duas entidades conectadas, a gestora de FM na Marina Manutenção pode ir à sua Infraspeak e criar um trabalho novoreferente ao plano preventivo anual dos ativos do seu sistema de AVAC.  
    1. Tal inclui definir as tarefas, medições e intervenções que cada ocorrência precisará.

  2. Depois de concluído, a gestora clica no botão verde Partilhar e partilha, assim, o trabalho e todos os detalhes relevantes para a empresa Ar Limpo iniciar a sua execução.

6.2 Receber um trabalho partilhado

  1. Na segunda de manhã, o gestor de manutenção da empresa Ar Limpo está a ler os seus e-mails e dá conta de um e-mail da Marina Manutenções S.A., via Infraspeak, com um trabalho novo partilhado. Clica no link do e-mail e a sua Infraspeak abre diretamente no menu do trabalho em causa.

  2. Clica em Ver Detalhes e inicia de imediato o trabalho ao clicar em Começar. Todas as ocorrências estão listadas com as datas de início, o que significa que tem visibilidade sobre todo o plano preventivo previsto para o ano em questão. 

  3. A primeira ocorrência (mensal) está agendada para coemçar na quarta e o gestor informa de imediato a equipa para que comecem a preparar a primeira visita à Marina Manutenções S.A. 


6.3 Executar trabalhos


  1. A ocorrência inclui 4 tarefas e 8 medições (2 medições por cada tarefa). Os técnicos da Ar Limpo chegam à Marina Manutenção S.A. na quarta às 9:00 e começam o trabalho.

  2. Atualizam a ocorrência e mudam o estado da tarefa e medições associadas, de modo a que os dois gestores, da Ar Limpo e da Marina Manutenção S.A., tenham total visibilidade sobre a operação em curso. Tudo acontece em tempo real e os pequenos imprevistos que surgem durante a rotina de manutenção preventiva são resolvidos de forma imediata através da funcionalidade de chat da plataforma.  

  3. Assim que o trabalho dos técnicos no local está completo, o gestor da Ar Limpo muda o estado do trabalho de Ativo para Fechado e a gestora da Marina Manutenção S.A. é notificada. E está tudo a postos para a intervenção do próximo mês - a gestão da relação Ar Limpo e Marina Manutenção S.A. acontece de forma fácil, simples e centralizada.