Une grille tarifaire d'un fournisseur correspond à la liste des prix que vous avez déjà convenus avec un fournisseur, comme des frais de déplacement, le montant d'une visite ou le prix d'un filtre à air utilisé sur l'ensemble de vos sites. Enregistrez-la une seule fois sur la fiche du fournisseur, et Infraspeak l'utilisera pour :


  • Pré-remplir les prix sur les achats, pour que vous n'ayez plus à saisir les tarifs convenus manuellement ;
  • Contrôler chaque devis envoyé par le fournisseur et signaler toute ligne dont le prix est supérieur au prix attendu ;
  • Automatiser l'envoi de demandes de devis à vos fournisseurs, avec des articles spécifiques basés sur vos critères.


Dans Infraspeak, la grille tarifaire d'un fournisseur se trouve dans la section Prix personnalisés des détails du fournisseur.



TABLE DES MATIÈRES


1. Quand utiliser une grille tarifaire et quand demander un devis


  • Vous savez exactement ce dont l'intervention a besoin et le prix est convenu, sans nécessiter de confirmation du fournisseur : créez un achat. La grille tarifaire pré-remplit les prix automatiquement.
  • Vous avez besoin que le fournisseur confirme le prix, ou vous ne le connaissez pas encore : envoyez une demande de devis. À réception du devis, nous le comparons pour vous à la grille tarifaire.


Dans les deux cas, la grille tarifaire vous fait gagner du temps et vous aide à maîtriser vos coûts.


2. Configurer la grille tarifaire d'un fournisseur


      1. Ouvrez les détails du fournisseur.

      2. Dans le menu latéral, sélectionnez Prix personnalisés (1). La page passe directement à la section Prix personnalisés (2), divisée en Matériaux et Autres coûts.


   

      3. Sous Matériaux, sélectionnez Ajouter un prix personnalisé.



      4. Ouvrez Matériau et choisissez le matériau. Vous pouvez effectuer une recherche dans la liste. Une fois le matériau sélectionné, le champ Prix standard affiche son prix de revient moyen actuel. 



      5. Saisissez le prix convenu dans Prix personnalisé (1) et sélectionnez l'icône d'enregistrement (2). Pour annuler la ligne, sélectionnez X.



      6. Répétez l'opération pour chaque matériau de la grille tarifaire.

     


2.1 Lorsqu'un matériau se trouve dans plusieurs entrepôts


Si le matériau a un prix de revient moyen différent selon les entrepôts, le champ Prix standard affiche Plusieurs prix. Survolez les ... à côté pour ouvrir Prix de revient moyens et consulter chaque entrepôt et son prix de revient moyen. Le prix personnalisé que vous définissez s'applique quel que soit l'entrepôt utilisé.




   

2.2 Ajouter d'autres coûts


      1. Sous Autres coûts, sélectionnez Ajouter un prix personnalisé.


      2. Ouvrez Autre coût et choisissez-en un, comme Distance en kms.



      3. Saisissez le Prix personnalisé et enregistrez.     



2.3 Modifier ou supprimer un prix


Pour modifier une ligne, sélectionnez l'icône en forme de crayon en fin de ligne (1). Pour la supprimer, ouvrez les ... et sélectionnez Supprimer (2).



Confirmez dans Supprimer le prix personnalisé ? en sélectionnant Supprimer. Le prix est définitivement retiré de la liste.



   

2.4 Prix sur les achats


Lorsque vous ajoutez l'un de ces matériaux à un achat pour ce fournisseur, son prix de revient est rempli à partir de la grille tarifaire, quel que soit l'entrepôt.



3. Ajouter d'autres coûts à une demande de devis


Les frais de déplacement, les prix de visite et les frais de trajet sont généralement d'autres coûts. Vous pouvez désormais demander à un fournisseur de les chiffrer sur des lignes distinctes, afin qu'elles soient également comparées à la grille tarifaire.


      1. Ouvrez la demande de devis que vous préparez et allez dans Articles.

      2. Ouvrez la flèche à côté de Ajouter un matériau (1) et sélectionnez Ajouter d'autres coûts (2).



      3.  Ouvrez Autre coût et choisissez-en un (1). Vérifiez la Quantité et l'Unité (2) : si l'autre coût a déjà une unité définie, elle est remplie automatiquement. Enregistrez ensuite la ligne.


   

      4. L'autre coût apparaît maintenant dans la liste des articles, comme n'importe quelle autre ligne.


   

      Pour la modifier, sélectionnez l'icône en forme de crayon sur la ligne. Pour la supprimer, ouvrez les ... de la ligne et sélectionnez Supprimer. Confirmez dans Supprimer l'article de la liste ?.



4. Repérer les devis supérieurs au prix convenu


Lorsqu'un fournisseur répond à une demande de devis, Infraspeak calcule ce que vous vous attendiez à payer et signale tout dépassement par une icône ! orange. Vous la repérerez à trois endroits :



4.1 Dans la liste des demandes de devis


Dans Achats > Demandes de devis, ouvrez l'onglet En circuit d'approbation (1). Une icône à côté du Montant (2) indique que cette demande comporte au moins un devis supérieur à vos attentes. Survolez-la avec le curseur pour voir Prix supérieur au prix attendu.



  

4.2 Dans les détails de la demande de devis


Ouvrez la demande de devis et allez dans Devis. L'icône apparaît à côté de chaque devis encore En attente de réponse et comportant au moins une ligne supérieure à son prix attendu.



  

4.3 Dans un devis


Ouvrez le devis. L'icône s'affiche en fin de ligne pour chaque ligne supérieure à son prix attendu. Survolez-la pour voir le prix attendu.



  

L'étiquette sous le prix indique l'origine du prix attendu :


  • Prix personnalisé du fournisseur : le prix de la grille tarifaire de ce fournisseur.
  • Prix de revient moyen : le prix de revient moyen du matériau, utilisé lorsqu'il ne figure pas sur la grille tarifaire.
  • Prix de revient : le prix de revient par défaut de l'autre coût, utilisé lorsqu'il ne figure pas sur la grille tarifaire.


  


La vérification vous aide à prendre une décision, la décision vous appartient toujours, avec Approuver ou Refuser. Une fois un devis approuvé ou refusé, l'icône n'apparaît plus.



5. Pré-remplir des articles dans une demande de devis automatisée


Une automatisation Gear peut créer et partager une demande de devis d'achat de manière autonome, par exemple à chaque création d'un ordre de travail dans une zone donnée. Vous pouvez désormais définir les articles dans l'automatisation afin que chaque demande de devis parte avec ces articles par défaut.


      1. Créez une automatisation ou ouvrez-en une existante.


      2. Sous Quand, choisissez le point de départ, par exemple Ordre de travail et est créé. Sous et ces conditions sont remplies, ajoutez les conditions souhaitées, comme Zone de l'ordre de travail.


      3. Sous alors, sélectionnez le résultat Créer et partager une demande de devis d'achat (1). Remplissez le Fournisseur auquel envoyer la demande de devis, le Rapport à joindre et la Personne responsable (de mon entreprise). Allez ensuite dans Articles pré-remplis dans la demande de devis, en bas de la carte (2).



  

      4. Ouvrez la flèche à côté de Ajouter un matériau (1) et choisissez le type d'article (2) : Ajouter un matériau, Ajouter un service, Ajouter d'autres coûts ou Ajouter un article.



  

      5. Choisissez l'article (1), définissez la Quantité et l'Unité (2), ajoutez des Observations si nécessaire et enregistrez la ligne (3).


      6. Répétez l'opération pour chaque article. Chaque ligne peut être modifiée avec l'icône en forme de crayon ou supprimée depuis le menu ....


  

      7. Donnez un nom à l'automatisation dans Nom de l'automatisation et sélectionnez Enregistrer.


L'ajout d'articles est facultatif. Les automatisations existantes continueront de créer des demandes de devis vides jusqu'à ce que vous y ajoutiez des articles.




6. Bon à savoir


  • Pour un client, les Prix personnalisés sont les prix auxquels vous vendez. Pour un fournisseur, ce sont les prix auxquels vous achetez. La section porte le même nom, mais concerne l'autre côté de la transaction.
  • Associez vos grilles tarifaires aux automatisations pour vos tâches courantes : l'automatisation envoie la demande avec les bons articles, et le devis reçu est comparé aux prix convenus.