Cet article vous aide à comprendre pourquoi les utilisateurs d'Infraspeak Direct (tant les Rapporteurs que les Contacts) peuvent ne pas être en mesure de visualiser des documents ou des images spécifiques associés à un Ordre de Travail ou à un Travail programmé, et il vous guide dans la configuration des paramètres nécessaires pour rendre ces fichiers visibles.

TABLE DES MATIÈRES 

• 1. Comprendre la visibilité des documents dans Infraspeak Direct 
• 2. Pourquoi un utilisateur Direct ne peut pas voir un document 
• 3. Comment rendre les documents visibles pour les utilisateurs Direct 
  • 3.1 Ajustements ad-hoc via la plateforme Web 
  • 3.2 Règles clés basées sur l'application et les rôles des utilisateurs 

1. Comprendre la visibilité des documents dans Infraspeak Direct 

Infraspeak Direct est une interface spécifiquement conçue pour offrir de la visibilité et un suivi aux utilisateurs externes, tels que les Rapporteurs et les Contacts. Les deux profils peuvent consulter les détails des Ordres de Travail, suivre les statuts et communiquer via l'historique des messages. 

Cependant, la visibilité des pièces jointes spécifiques est strictement réglementée par des permissions de fichiers individuelles afin de maintenir la sécurité des données tout au long de votre opération. 

2. Pourquoi un utilisateur Direct ne peut pas voir un document 

Si un utilisateur Direct dispose d'une visibilité complète sur un Ordre de Travail ou un Travail programmé spécifique mais ne peut pas visualiser un document joint, c'est parce que les permissions de visibilité spécifiques de ce document lui sont masquées. 

Dans l'architecture de Gestion des Documents d'Infraspeak, les fichiers sont gérés et stockés de manière sécurisée. Chaque fois qu'un nouveau document est téléversé dans un Ordre de Travail, un Travail programmé ou une OTs programmée, le système le maintient par défaut en interne, à moins que des permissions explicites ne soient accordées. Si l'option "Utilisateurs d'Infraspeak Direct" a été décochée lors du téléversement, le fichier reste masqué sur le portail Direct.

3. Comment rendre les documents visibles pour les utilisateurs Direct 

3.1 Ajustements ad-hoc via la plateforme Web 

Si un Ordre de Travail, un Travail programmé ou une OTs programmée contient un document qui doit être partagé avec un utilisateur externe, un Administrateur, un Gestionnaire ou un Technicien peut ajuster ce paramètre de manière ad-hoc depuis la plateforme Web. Notez que cette case à cocher de permission est uniquement disponible pour les fichiers joints à des Ordres de Travail, des Travaux programmés ou des OTs programmées, et n'est pas disponible lors de l'ajout d'un document directement à un Actif. 

1. Accédez à la plateforme Web Infraspeak et ouvrez l'Ordre de Travail, le Travail programmé ou l'OTs programmée correspondant. 
2. Localisez le document ou l'image jointe et modifiez ses paramètres. 
3. Accédez à la section Autorisation pour afficher le fichier et date d’expiration  (également affichée sous le nom "Peut être vu par"). 
4. Cochez explicitement la case Utilisateurs de Direct Portal.
5. Enregistrez les modifications. Le document apparaîtra désormais automatiquement dans la section "Documents" du portail Web Direct.

3.2 Règles clés basées sur l'application et les rôles des utilisateurs 

Le comportement des changements de visibilité automatisés varie selon la personne qui téléverse le fichier et l'application qu'elle utilise :