Bienvenue sur Infraspeak !
Vous disposez de 30 jours pour explorer la plateforme, configurer votre environnement et mesurer concrètement ce qu'Infraspeak peut apporter à vos opérations de maintenance. Ce guide vous accompagne pas à pas, semaine par semaine, dans un ordre logique : on structure d'abord, on opère ensuite, on valide sur le terrain.
Pendant ces 30 jours, vous aurez accès aux fonctionnalités suivantes :
- Gestion des ordres de travail (correctif)
- Gestion des actifs et équipements
- Maintenance préventive (activités planifiées)
Chaque module est accompagné d'une vidéo courte, enregistrée directement dans l'environnement français d'Infraspeak. Suivez l'ordre recommandé : chaque étape prépare la suivante.
Semaine 1 — Découvrir la plateforme et structurer votre environnement
Objectif : comprendre l'interface et poser les fondations de votre configuration.
Avant de créer le moindre ordre de travail, il faut que la plateforme reflète votre réalité terrain. Infraspeak fonctionne selon une hiérarchie simple : Client > Bâtiment > Localisation > Actif. Tout le reste s'y rattache. Respecter cet ordre dès le départ vous évitera de devoir tout reconfigurer par la suite.
Jour 1 — Découvrir l'interface
Commencez par vous familiariser avec les trois éléments clés de la plateforme : le tableau de bord, le Hub et le menu de navigation.
Vidéo à regarder : Video 1 — Bienvenue sur Infraspeak (Tableau de bord, Hub, Menu)
Ce que vous allez apprendre :
- Comment est structurée l'interface web
- À quoi sert le Hub (point central de navigation)
- Comment lire votre tableau de bord dès le premier jour
Prenez 10 minutes pour naviguer librement dans les menus avant de passer à l'étape suivante.
Jours 2 et 3 — Créer votre client, votre bâtiment et ses localisations
C'est le point de départ obligatoire. Sans client ni bâtiment, vous ne pouvez pas rattacher vos actifs, ni créer des ordres de travail contextualisés.
Vidéo à regarder : Video 2 — Créer un client, un bâtiment et ses localisations
Ce que vous allez apprendre :
- Votre premier client (votre entreprise, un donneur d'ordre, ou un site principal)
- Le ou les bâtiments associés
- Les localisations à l'intérieur de ce bâtiment : étages, zones, locaux techniques, salles, toiture, etc
Conseil pratique : commencez par un seul site, même si vous en gérez plusieurs. Maîtrisez la logique sur un périmètre réduit, puis répliquez sur les autres sites.
Jours 4 et 5 — Créer vos actifs et catégories d'équipements
Une fois votre bâtiment structuré, vous pouvez y rattacher vos équipements. Chaque actif, groupe de froid, CTA, tableau électrique, ascenseur, extracteur, ou autre doit être référencé pour pouvoir lui associer des interventions et un historique.
Vidéo à regarder : Video 3 — Créer un actif et ajouter une catégorie d'équipement
Ce que vous allez configurer :
- Créer vos premières catégories d'équipements (ex. : Climatisation, Électricité, Plomberie, Sécurité incendie)
- Rattacher chaque actif à une localisation précise dans votre bâtiment
- Renseigner les informations techniques essentielles : marque, modèle, numéro de série
Conseil pratique : inutile de tout importer d'un coup. Commencez par les 10 à 15 actifs les plus critiques de votre périmètre. L'objectif de cette semaine est de poser une base solide, pas d'être exhaustif.
Bilan de la semaine 1
Votre environnement est structuré. Vous avez un client, un bâtiment, des localisations et vos premiers actifs référencés. Vous êtes maintenant prêts à créer vos premières interventions de façon contextualisée.
Semaine 2 — Premières interventions et validation terrain mobile
Objectif : créer vos premiers ordres de travail et les tester immédiatement sur le terrain via l'application mobile.
La logique est simple : on crée une intervention depuis le site web, on l'affecte à un technicien, et on la traite depuis le mobile. C'est ce cycle complet que vous allez valider cette semaine.
Jours 6 et 7 — Créer un ordre de travail correctif et l'affecter à un technicien
L'ordre de travail correctif est l'intervention déclenchée en réponse à une panne, un dysfonctionnement ou une demande. C'est le flux le plus courant au quotidien.
Vidéo à regarder : Video 4 — Créer un ordre de travail et l'affecter à un technicien
Ce que vous allez pratiquer :
- Créer un ordre de travail correctif en le rattachant à l'un de vos actifs déjà configurés
- Affecter cet ordre à un technicien
- Suivre l'avancement depuis le tableau de bord
L'importance de la semaine 1 apparaît ici clairement : rattacher un ordre de travail à un actif réel, dans un bâtiment réel, rend le suivi immédiatement exploitable.
Jour 8 — Prendre en main l'application mobile
Vous venez de créer votre premier ordre de travail. Avant d'aller plus loin, prenez en main l'application mobile dès maintenant. C'est l'outil qu'utilisent vos techniciens sur le terrain au quotidien : recevoir leurs interventions, renseigner leurs comptes rendus, clôturer leurs ordres de travail, sans passer par un poste fixe.
Vidéo à regarder : Video 5 — L'application mobile Infraspeak
Ce que vous allez tester :
- Télécharger et vous connecter à l'application mobile
- Retrouver l'ordre de travail que vous venez de créer depuis le site web
- Le traiter et le clôturer depuis votre smartphone
- Vérifier que les informations remontent en temps réel dans l'interface web
Conseil pratique : faites ce test dans votre bâtiment, en conditions réelles. Assignez l'ordre de travail à vous-même ou à un collègue, déplacez-vous physiquement sur le site, traitez l'intervention depuis le mobile. C'est le meilleur moyen de vous projeter dans l'usage quotidien de vos équipes terrain.
Ce que vous observerez : dès qu'un technicien clôture une intervention depuis le mobile, l'historique de l'actif concerné se met à jour automatiquement dans le back-office. Aucune ressaisie, aucune perte d'information.
Jours 9 et 10 — Créer une activité planifiée et la tester sur le terrain
Une activité planifiée est une intervention préventive récurrente, programmée à l'avance sur un actif ou sur un ensemble d’actifs au sein d’un site. La plateforme génère automatiquement les interventions selon la fréquence que vous définissez. Vous allez maintenant appliquer le même réflexe : créer depuis le web, traiter depuis le mobile.
Vidéo à regarder : Video 6 — Créer et clôturer une activité planifiée
Ce que vous allez pratiquer :
- Créer une activité planifiée sur l'un de vos actifs (ex. : vérification mensuelle d'un groupe de froid)
- Définir la fréquence de récurrence
- Affecter l'activité à un technicien
- Traiter et clôturer l'intervention depuis l'application mobile
- Vérifier que l'historique de l'actif se met à jour automatiquement
Conseil pratique : reprenez une de vos gammes de maintenance existantes — qu'elle soit sur papier, Excel ou dans votre tête — et transposez-la directement dans Infraspeak. La logique est identique, la traçabilité en plus.
Bilan de la semaine 2
Vous maîtrisez le cycle complet d'une intervention, du correctif au préventif : création depuis le back-office, traitement sur le terrain via le mobile, historique mis à jour automatiquement. C'est le coeur de l'usage quotidien d'Infraspeak. Il est maintenant temps d'aller plus loin sur la qualité et la structuration de vos interventions préventives.
Semaine 3 — Structurer et fiabiliser vos interventions préventives
Objectif : configurer vos checklists et consolider votre plan de maintenance préventive.
Une checklist est un formulaire d'intervention attaché à une activité planifiée, qui guide le technicien pas à pas lors de ses rondes ou visites préventives. Elle garantit que chaque intervention est réalisée de façon homogène, documentée et traçable.
Jours 11 à 14 — Créer une checklist pour la maintenance préventive
Vidéo à regarder : Video 7 — Créer une checklist pour la maintenance préventive
Ce que vous allez configurer :
- Créer une checklist adaptée à un type d'équipement (ex. : points de contrôle mensuels d'une CTA)
- Définir les points de contrôle et les types de réponse attendus : oui/non, valeur numérique, texte libre, photo
- Associer cette checklist à une activité planifiée sur l'un de vos actifs
Conseil pratique : commencez par une checklist simple, 5 points de contrôle maximum. L'objectif est de valider la logique avant de passer à des gammes plus complexes.
Jours 15 à 17 — Tester le cycle complet préventif avec checklist
Maintenant que vos checklists sont créées et associées à vos activités planifiées, testez le cycle complet de bout en bout, cette fois depuis le mobile :
- L'activité planifiée se déclenche selon la fréquence configurée
- Elle est affectée à un technicien
- Le technicien reçoit l'intervention sur son mobile, se rend sur site et renseigne la checklist point par point
- L'intervention est clôturée depuis le terrain
- L'historique de l'actif se met à jour automatiquement dans le back-office
Ce cycle complet est la valeur centrale d'Infraspeak : chaque intervention est tracée, datée, associée à un actif et à un technicien identifié, avec le détail de la checklist renseignée.
Bilan de la semaine 3
Votre configuration est opérationnelle de bout en bout. Vous gérez du correctif, du préventif, avec des checklists structurées, un historique qui se constitue automatiquement et un usage mobile validé sur le terrain. Il reste une semaine pour affiner et tirer les conclusions de votre essai.
Semaine 4 — Ajustements, consolidation et bilan
Objectif : affiner votre configuration et évaluer concrètement ce que la plateforme vous apporte.
Jours 18 à 24 — Affiner votre configuration
Profitez de cette dernière ligne droite pour ajuster ce qui ne reflète pas encore fidèlement votre réalité opérationnelle :
- Compléter les informations manquantes sur vos actifs
- Ajouter de nouvelles localisations ou catégories d'équipements
- Ajuster les fréquences de vos activités planifiées
- Créer de nouvelles checklists pour d'autres types d'équipements
- Tester des scénarios supplémentaires : urgence, intervention multi-techniciens, actif hors service
Jours 25 à 30 — Bilan et décision
Posez-vous les questions suivantes pour évaluer ce que l'essai vous a apporté :
- Est-ce que je sais à tout moment où en sont mes ordres de travail ouverts ?
- Mes techniciens reçoivent-ils et traitent-ils leurs interventions depuis le mobile sans friction ?
- Mes actifs critiques sont-ils référencés, localisés et associés à un plan de maintenance ?
- Est-ce que je peux consulter l'historique complet d'un équipement en quelques secondes ?
- Mes interventions préventives sont-elles planifiées, structurées et documentées de façon traçable ?
Si vous répondez oui à ces questions après 30 jours, vous avez posé les bases d'une gestion de maintenance structurée, traçable et efficace.