Cet article vous apprendra à configurer un flux d'approbation des achats dans l'application Achats.
Index
1. Comment configurer un flux d'approbation des achats
1. Après vous être connecté à votre compte Infraspeak, assurez-vous que votre application "Achats" est activée en utilisant le Infraspeak Hub :
2. Dans les paramètres des achats, trouvez l'écran des paramètres du "flux d'approbation" :
3. Commençons par configurer une règle simple pour les achats d'une valeur inférieure à 100 euros. Dans cet exemple, tous les membres du comité d'approbation (dans ce cas, Anna) doivent approuver les achats de cette valeur :
4. Passons maintenant à la configuration d'une règle plus complexe pour un bâtiment spécifique. Dans ce cas, il a été convenu que pour le bâtiment "Hotel Ana":
4.1 Chaque devis reçu pour un montant supérieur à 10 000 euros doit être assorti de trois alternatives à comparer et d'un formulaire de demande de devis.
4.2 Il doit y avoir deux étapes d'approbation : d'abord par chaque membre du comité d'approbation et ensuite par une personne du "groupe VIP", qui supervise tous les achats importants.
5. Il est essentiel de tenir compte du fait que, lors de la demande d'un flux d'approbation, le système tentera d'attribuer chaque règle en fonction de son ordre dans la liste ; veillez donc à les classer correctement !
6. Vous pouvez également désactiver une règle (par exemple, au-dessus de 10000€) que vous ne souhaitez plus appliquer :
2. Comment approuver une réponse à un devis
1. Lorsque vous recevez le premier devis, s'il est inférieur à 100 €, vous pouvez procéder directement à la demande d'approbation.
2. Les personnes désignées recevront un rappel par courrier électronique lorsque l'approbation est demandée.
3. Vous pouvez alors accepter, refuser ou annuler la demande d'approbation. Dans ce cas, nous allons la refuser car elle ne répond pas aux critères. Cela ne rejettera pas la demande de devis immédiatement, mais la renverra simplement à l'état où l'approbation peut être demandée.
Le fournisseur a la possibilité d'ajuster la proposition pour la soumettre à nouveau.
4. Nous ne pouvons pas demander l'approbation de la règle complexe car nous n'avons que deux réponses. C'est ce qu'indique le message contextuel associé au bouton "Demander l'approbation" bloqué.
5. Une fois que nous aurons reçu une troisième réponse, nous pourrons procéder à une demande de devis de valeur supérieure, qui devra suivre les étapes décrites pour notre règle complexe :
6. Une fois que le devis reçu est approuvé, nous pouvons voir le statut de la demande de devis et la convertir en achat.
